Пошаговая инструкция по расчету и порядок удержания отпуска использованного авансом, при увольнении работника.

В практике компаний нередки случаи, когда сотрудник, проработав меньше года уже выбрал положенные 28 отпускных дней.

Такая ситуация складывается из-за полученных отпускных дней в аванс, с расчетом последующей отработки после выхода на работу.

В силу того, что сотрудник проработавший более шести месяцев имеет право на отпуск.

Иногда сотрудник, вышедший из отпуска увольняется и у него образуется задолженность перед компанией за излишне уплаченные отпускные, которые могут подлежать удержанию. Какими же правилами руководствоваться для расчета удержания за неотработанные дни отпуска при увольнении и по какому алгоритму его корректно можно произвести.

Удержание – всякое снижение денежного эквивалента труда сотрудника, подлежащего уплате в форме зарплаты. При расчете суммы удержания необходимо руководствоваться рядом правил, которые позволят определить правомерность взыскания и рассчитать верную сумму.

В подавляющем большинстве случаев сумма удержания ограничена до 20% от суммарной выплаты при увольнении (п.1 ст. 138 ТК РФ). Если иное не предусмотрено законом.

В случае предусмотренных законом, процентное соотношение суммы к удержанию может быть увеличено до 50 %, но не более. За исключением ситуации, когда сотрудник обязан:

выполнять принудительные работы (например, в виде уголовного наказания);
выплачивать алименты;
возместить урон здоровью, нанесенный другому лицу;
восполнить ущерб лицам, нанесенный сотрудником, повлекший смерть кормильца;
возместить урон, причиненный в результате преступных действий.

Такой закрытый список указан в части 3 статьи 138 ТК РФ. В подобном случае действует ограничение до 50%, но не более 70%.

В отдельных случаях нет основания для удержания:

отказ от должности по состоянию здоровья или отсутствие таковой;
в результате признания работника недееспособным;
ликвидация предприятия;
сокращение численности штата;
при изменении собственника предприятия, данное правило распространяется на главного бухгалтера, руководителя и заместителя;
призыв сотрудника на службу в армию и госслужбу;
в случае смерти сотрудника или руководителя предприятия;
наступление непреодолимых обстоятельств (техногенные и географические катастрофы).

Калькуляция

Рассмотрим, как рассчитать удержание за неотработанные дни отпуска.

Алгоритм калькуляции суммы удержания рассмотрим далее.

Количество дней отпуска, положенных к отработке можно рассчитать:

КДН= КДИ – (КДО/12 * КС), где:

КДИ – фактическое количество дней отпуска, в днях;
КДО – продолжительность оплаченного отпуска, в днях;
КС – стаж работы за текущий год, в месяцах.

∑ОУ= КДН*СДЗ , где

∑ОУ – сумма, подлежащая удержанию;
КДН – количество излишне оплаченного отпуска, в днях;
СЗД – средний дневной заработок.

Если стаж работника достиг полных 11 месяцев, ему полагается отпуск в количестве 28 дней. В данном случае выплата сумм, подлежащих к выдаче при увольнении производится в полном объеме.

Пример

Сотрудник оформлен в штат 04.02.2014 года. В ноябре взял отпуск 28 дней. Подал заявление на увольнение 30.09.2014 года.

Средний дневной заработок при расчете отпускных равен 1750 руб.

Рабочий год соответствует периоду с 04.02.2014 г. по 04.02.2015 г., не отработанным остался период с 01.10.2014 г. по 04.02.2015 г., что составляет полных 4 месяца (4 дня февраля не учитываются, так как не достигают половины месяца). Стаж равен 8 месяцам.

Следуя формуле, вычислим не отработанные дни отпуска:

9,33 * 1750 = 16327,5 руб.

Процедура

При расчете берется период, — рабочий год, который начинается с момента устройства на работу, за исключением испытательного периода.

Для расчета и удержания выплаченных авансом отпускных, необходимо учитывать только год, в котором были выплачены отпускные.

Алгоритм процедуры:

формируется уведомление об удержании, направляется сотруднику для ознакомления;
издается приказ о вычете установленной суммы переплаты;
проводится ознакомление и согласие увольняющегося с приказом;
делается выплата денежных сумм, начисленных при увольнении, за вычетом суммы к вычету.

Процедура удержания проводится в крайний рабочий день сотрудника. В случае не согласия сторон, можно обратиться с суд.

Юридические аспекты

Удержать или нет, полученные авансом отпускные денежные средства, решает руководитель по своему усмотрению, это его право, но не обязанность.

Работодатель в праве выдать при увольнении работнику заработную плату в полном объеме, без удержания.

В свою очередь, работник в праве добровольно погасить истребованную с него сумму денежных средств, полученных авансом отпускных, но не отработанных.

Взыскание суммы отпускных в судебном порядке

Пойти в суд имеет право работодатель для истребования исчисленного удержания по ст. 382 и 383 ТК РФ.

В судебной практике есть случаи признания правомерности взыскания работодателем излишне уплаченных отпускных, но не отработанных работником.

Но, чаще всего суд не находит основания для взыскания. Кроме случаев, когда истребованная сумма была получена в результате:

счетной ошибки;
доказано невыполнение работником норм труда или вина его в простое;
имели место установленные судом неправомерные действия сотрудника.

В других случаях даже при письменном согласии сотрудника вернуть суммы через суд не получится.

Отпуск работника делится на части и предоставляется в полном объеме (ст. 125 ТК РФ), независимо от стажа, кроме случаев, попадающих под статью 121 ТК РФ или по договоренности сторон.

Иногда руководители, для страховки, просят сотрудника написать сразу два заявления перед выходом в отпуск: первое на предоставление очередного отпуска, второе на отпуск за свой счет.

Удержание за не отработанные дни отпуска при увольнении: проводки

Схема учета удержания избыточных денежных сумм, выплаченных отпускных, но не отработанных сотрудником, отражено в письме МФ РФ No07-05-13/10 .

В статье:

Статьи под номером 122 и 115 Трудового Кодекса Российской Федерации гласят, что компания должна предоставлять своим работникам отпуск, длина которого равняется двадцати восьми дням. Эти дни полагаются работнику за год работы. Если работник числится на своем месте первый год, то возможность воспользоваться отпуском у него возникает по истечении полугода трудового стажа в данной компании. Трудовой Кодекс Российской Федерации не препятствует тому, чтобы отпуск был выдан работодателем и ранее указанного срока. Соглашением сторон можно добиться и этого. В случае же увольнения до истечения года, с работника может быть произведено удержание денежных средств.

Удержание за использованный отпуск

Статья под номером 137 Трудового Кодекса Российской Федерации определяет, что в случае увольнения сотрудника, который не доработал в компании год, а до этого авансом воспользовался положенным оплачиваемым отпуском, данный работодатель может по закону вычесть из зарплаты сотрудника денежные средства в виде отпускных, которые не были отработаны. Такое удержание производится, как правило, при выплате финальной заработной платы уходящему сотруднику. По нормам ТК РФ, данное удержание за неотработанные отпускные – это не обязанность компании, а ее право. То есть, работодатель вполне может и не потребовать компенсации в данном случае. Статья под номером 137 Трудового Кодекса Российской Федерации перечисляет все возможные случаи, когда из заработной платы работника могут быть удержаны работодателем какие-либо денежные средства:

Когда возмещается аванс, который был выдан сотруднику и который не был им отработан
Когда возмещается аванс, который был выдан сотруднику в связи с командировкой или переводом на другую должность, переводом в другую географическую местность
Когда удерживается определенная денежная сумма, которая была ошибочно переведена данному сотруднику ранее
Когда происходит удержание в связи с излишними выплатами сотруднику, когда судебные органы пересматривают решение и устанавливают вину последнего в нарушении трудовых норм либо в простое производства. Последние два пункта регулируются статьями под номерами 155 и 157 Трудового Кодекса Российской Федерации соответственно
Удержание с сотрудника за использованный авансом отпуск при увольнении. Данный вычет из заработной платы увольняющегося сотрудника не производится, если увольнение происходит по причинам, описанным в статьях 77, 81 и 83 Трудового Кодекса Российской Федерации

Когда удержание за неиспользованный отпуск не может быть совершено

Последний пункт требует некоторой расшифровки и некоторого пояснения. В нижеперечисленных случаях удержание за неиспользованный авансом отпуск при увольнении не производится:

Когда сотрудник отказывается перевестись на другую должность, которая предписывается ему медицинским учреждением по состоянию здоровья. Этот случай описывается в статье под номером 77 Трудового Кодекса Российской Федерации
Когда происходит ликвидация компании или индивидуальный предприниматель прекращает свою работу. Этот случай предписывает статья под номером 81 Трудового Кодекса Российской Федерации
Когда происходит сокращение численности работников компании или сокращается штат. Данный случай также описан в Трудовом Кодексе РФ в статье 81
Когда происходит смена владельца имущества компании. Этот случай действует для руководителя компании, главбуха компании и так далее. Этот вариант развития событий также регулирует статья 81 Трудового Кодекса РФ
Если сотрудник призывается на срочную службу в Российскую Армию либо уходит на альтернативную гражданскую службу. Этот случай описан в статье 83 Трудового Кодекса Российской Федерации
Если бывший сотрудник данной компании восстанавливается на прежней должности в связи с решением судебных органов или ГИТ. Данная норма отражена во втором пункте статьи под номером 83 Трудового Кодекса Российской Федерации
В том случае, когда сотрудник официально признается медицинскими учреждениями нетрудоспособным.Эта норма прописана также в статье под номером 83 Трудового Кодекса Российской Федерации
Если умирает сотрудник либо работодатель, который является физическим лицом. И судебные органы официально признают данный факт. Данный случай указан в Трудовом Кодексе РФ в той же статье под номером 83
Когда возникает чрезвычайная ситуация, при которой трудовые договоренности не могут быть соблюдены. То есть факт наличия чрезвычайного положения в стране должно быть официально подтверждено Правительством Российской Федерации либо отдельным государственным органом данного региона. Эта норма прописана также в статье 83 Трудового Кодекса Российской Федерации

В случае увольнения сотрудника, например, по собственному желанию или по соглашению сторон, удержания за использованный авансом отпуск будут производиться. Но в полном размере получить денежную компенсацию работодателю будет непросто: лишь двадцать процентов от общей суммы заработной платы сотрудника подлежит удержанию.

И только три пункта позволяют сделать данную компенсацию работодателю в полном размере:

Когда сотруднику была выплачена некорректная заработная плата из-за просчета и ошибки
Когда сотрудника официально признают судебные органы виновным в простое производства компании
Когда излишки по заработной плате были перечислены из-за неправомерных действий сотрудника

Если данный случай не попадает под эти три пункта, то работодатель может надеяться только на возврат денежных средств по добровольному согласию уволенного сотрудника.

Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении по сокращению

Статья под номером 81 Трудового Кодекса Российской Федерации регулирует данный вопрос. Как было уже сказано выше, при сокращении численности работников или при сокращении штата удержание за неотработанный отпуск работодателем не может быть совершено. Если такой факт имеет место быть, то сотрудник может по закону обжаловать данное решение.

Время отпусков осталось уже позади, но проблемы, с ними связанные, могут возникнуть и позже - например, если увольняющийся работник отгулял отпуск "авансом". В этом случае работодатель вправе удержать сумму за неотработанные дни отпуска. Проблема в том, что действующим законодательством (налоговым и трудовым) данный вопрос регулируется далеко не в полной мере. В связи с этим в настоящее время существуют прямо противоположные точки зрения и на порядок взыскания удерживаемых сумм, и на связанные с этим вопросы налогообложения. Разбирается в проблеме Л.П. Фомичева, аудитор, член Палаты налоговых консультантов РФ ([email protected]), а методисты фирмы "1С" рассказывают, как отразить соответствующие операции в "1С:Предприятии".

БУХ.1С теперь в мессенджере Telegram! Присоединиться к каналу можно по ссылке: https://t.me/buhru (или набрать@buhru в строке поиска в Telegram).

Предоставление очередного отпуска авансом

Отношения наемного работника и работодателя регулируются Трудовым кодексом РФ. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации (ст. 122 ТК РФ). Подробнее о предоставлении отпусков и их оформлении читайте . Отпускные работнику следует рассчитывать по общим правилам, установленным в статье 139 ТК РФ. Не останавливаясь подробно на правилах расчета среднего заработка для оплаты отпуска, отметим лишь, что в соответствии с новой редакцией ТК РФ с 6 октября 2006 года устанавливается новый порядок его расчета. Расчетный период будет составлять 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску (сейчас три), а среднемесячное количество рабочих дней - 29,4 (сейчас 29,6). 12 календарных месяцев (ст. 139 ТК РФ), предшествующих периоду расчета отпуска будут браться перед 1 числом месяца ухода в отпуск.

Подробнее об изменениях в трудовом законодательстве читайте .

Итак, работник может получить отпуск не за фактически отработанное время, а "авансом". И часть выплаченных ему отпускных будет являться авансом за предстоящую работу в организации.

Право работодателя на удержание долга за неотработанный отпуск

При прекращении трудового договора с работником работодатель обязан в день его увольнения выплатить работнику все причитающиеся ему суммы, в т. ч. за все неиспользованные отпуска (ст. 140 и 127 ТК РФ).

В то же время при наличии задолженности работника перед работодателем последний имеет право удержать, во-первых, суммы, на удержание которых работник дал согласие, во-вторых, суммы, удержание которых возможно без согласия работника, то есть на основании "буквы закона". Если работник увольняется до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск "авансом", работодатель имеет право удержать из его заработной платы сумму за неотработанные дни отпуска, за исключением определенных случаев (ст. 137 ТК РФ).

Удержания за эти дни не производятся в случае, если работник увольняется по ряду оснований, предусмотренных ТК РФ.

Целью удержания сумм отпускных именно из зарплаты работника является погашение его задолженности работодателю, ибо эти суммы работником не заработаны. Они были выданы работнику с условием их последующей отработки, однако работник данное условие не выполнил. Поскольку он, получив незаработанные деньги, как бы неосновательно обогатился, а выдавший их работодатель понес убыток.

Общими положениями статьи 138 ТК РФ ограничиваются удержания с целью предоставления работнику гарантированных средств к существованию. В ней говорится о недопустимости превышения 20-процентного размера удержаний при каждой выплате зарплаты. Это правило распространится только на зарплату, и под данное ограничение не подпадут иные выплаты, не связанные с вознаграждением за труд и сопутствующими ему начислениями компенсационного и стимулирующего характера.

Предусмотренные данной нормой ограничения при удержаниях за неотработанный отпуск, по мнению автора, не должны применяться. Законодатель, как следует из абзаца 5 части 2 статьи 137 ТК РФ, не ограничивает работодателя каким-либо процентным лимитом, а однозначно указывает на допустимость удержания долга в размере всех неотработанных дней. То есть действует специальная норма абзаца 5 части 2 статьи 137 ТК РФ, а не общая (ст. 138 ТК РФ).

Но последнее слово, естественно, остается за судами Возможно, по данному вопросу будет выпущено официальное разъяснение компетентного органа государства.

Погашение долга увольняющегося работника перед работодателем возможно из всех выплат, кроме средств, с которых не производится удержание согласно нормам ТК РФ или иных законов. К таким выплатам относятся различные пособия по социальному страхованию, суммы возмещения нанесенного работнику вреда и другие целевые выплаты, не связанные напрямую с количеством, качеством и условиями труда работника.

В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан в день увольнения выплатить не оспариваемую работником сумму (ч. 2 ст. 140 ТК РФ). Сопоставление текста абзаца 5 части 2 статьи 137 ТК РФ и части 3 статьи 137 ТК РФ не дает возможности принять решение о возможных сроках удержания. Поэтому на практике в части удержаний за отпуск положения части 3 статьи 137 ТК РФ не действуют.

В то же время возможны случаи, когда удержание неотработанных отпускных с работника теоретически допустимо, но практически неосуществимо - например, когда у работника нет причитающихся к выплате сумм или их недостаточно. Вот с этого места мнения специалистов диаметрально расходятся. Одни уверяют, что взыскание переплаченных работнику сумм через суд в таких случаях недопустимо. В подтверждение своей правоты сторонники данной точки зрения ссылаются на абзац 3 статьи 2 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 (далее по тексту - Правила об отпусках). В нем сказано, что "если наниматель, имея право на удержание, фактически при расчете не смог произвести его вовсе или частично (например, вследствие недостаточности сумм, причитающихся при расчете), то дальнейшее взыскание (через суд) не производится ".

Данное положение приказом Минздравсоцразвития России от 03.03.2005 № 190 было признано не действующим на территории РФ. Однако сам приказ был возвращен без рассмотрения Минюстом России (см. письмо Минюста России от 31.03.2005 № 01/2337-ВЯ). Поэтому приказ не был опубликован в "Российской газете". А на основании пункта 10 Указа Президента РФ от 23.05.1996 № 763 документ в этом случае считается актом, не вступившим в силу. К сожалению, Минздравсоцразвития России или Минтруд России не удосужились дать официальное разъяснение по столь неоднозначно понимаемой норме трудового законодательства.

Впрочем, ссылка на Правила об отпусках в данном случае является неправомерной, потому что они применяются в части, не противоречащей ТК РФ (ч. 1 ст. 423 ТК РФ). Приоритет ТК РФ над иными нормами законодательства установлен статьей 5 ТК РФ.

Другие юристы считают, что в том случае, если доказана неправомерность действий работника, уволившегося и не возместившего организации сумм за неотработанные дни отпуска, взыскание этих сумм через суд вполне возможно. Ведь в соответствии с частью 2 статьи 248 и 391 ТК РФ с работника в судебном порядке может быть взыскан ущерб, причиненный работодателю. А отказ работника от добровольного возврата этих сумм можно считать противоправным поведением и причинением материального ущерба, вреда работодателю. Кстати, понятие вреда как специального термина в ТК РФ не раскрыто, а аналогии с иной отраслью права ТК РФ не допускает. Поэтому для его определения следует обратиться к толковым словарям русского языка.

Обращаем внимание на формулировку статьи 137 ТК РФ, согласно которой удержания работодателем "могут производиться", а не "должны производиться". Это право работодателя, а не его обязанность. Поэтому работодатель при недостаточности сумм для удержания либо производит возмещения сумм через судебные органы, либо отказывается от производства удержаний.

В новой редакции статьи 240 ТК РФ сказано, что собственник имущества организации или законодатель могут ограничить право работодателя на отказ от взыскания ущерба с работника (ст. 240 ТК РФ). Но в статье 137 ТК РФ изменения в части прав работодателей не вносились.

Будет ли работодатель на практике взыскивать в судебном порядке переплату отпуска? У работодателя при нынешней практике выплаты "серых" зарплат есть иные способы удержать долг.

А при нынешней работе судов в случае выплаты "белых" зарплат работодатель скорее всего воспользуется своим правом не взыскивать невозмещенные работником суммы в судебном порядке.

Резюмируя сказанное, при решении вопроса об удержании из заработной платы увольняющегося работника сумм отпускных, полученных за неотработанные дни отпуска, работодателю нужно руководствоваться следующим.

1. Право на 28 дней основного оплачиваемого отпуска работник имеет только в случае работы у работодателя в течение рабочего года непрерывно или суммарно (ст. 121 ТК РФ). Следовательно, при "досрочном" уходе работника в отпуск в соответствии со статьей 122 ТК РФ (т. е. при уходе в отпуск не за фактически отработанное время, а раньше) часть выплаченных ему отпускных будет являться авансом за предстоящую работу в организации. Данный аванс в случае увольнения работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже использовал ежегодный отпуск, подлежит возврату.

2. Если работнику ничего не полагается или начисленного ему заработка не хватает для погашения задолженности, следует официально предложить ему добровольно возместить излишне полученную сумму.

Работник не может быть принужден к внесению сумм наличных денежных средств в кассу организации, в том числе и посредством задержки выдачи трудовой книжки, оформления увольнения и т. п. За любые задержки оформления процедуры увольнения работодатель несет материальную ответственность в порядке статьи 234 ТК РФ.

Если работник добровольно (но без принуждения) готов внести наличные средства в кассу организации, то отражаются они в бухгалтерском учете в таком порядке, который определен в письме Минфина России от 20.10.2004 № 07-05-13/10 (см. далее).

3. В случае же отказа работника от добровольного погашения долга работодатель может отказаться от взыскания долга либо действовать в судебном порядке.

Отказ работодателя от производства удержаний в каждом конкретном случае должен быть обоснован. В случае претензии при налоговых проверках в части занижения налоговой базы по налогу на прибыль следует защищать себя правом работодателя на удержания, и обоснованностью отказа (например, вследствие недостаточности сумм и нежеланием ввязываться в судебные процедуры).

На первый взгляд, все понятно. Но сложности начинаются у бухгалтера при процедуре расчета уже по пункту 1. Для того, чтобы выяснить, какую сумму работник должен вернуть работодателю, необходимо определить то количество дней, которые он использовал авансом (т. е. не имея стажа работы, дающего право на отпуск). Можно рассчитывать дни отпуска по-разному. Ведь мы уже сказали, что право работника на отпуск возникает за 11 месяцев работы, двенадцатым месяцем работы является сам отпуск. Например, к моменту увольнения работник отработал 5 месяцев рабочего периода. Согласитесь, что (28 - 28 / 12 х 5) совсем не равно (28 - 28 / 11 х 5). И потом 28 / 12 это 2,33 или 2 дня?

Для бухгалтера и работника - это конкретные деньги и затраты. Поскольку в ТК РФ никаких подробностей на этот счет законодатель не счел нужным привести, а в Правилах расчета среднего заработка говорится только о расчете дневной суммы, будем руководствоваться старым и добротно составленным документом, а именно - Правилами об отпусках. И хотя действие самого этого документа, как мы уже говорили, вызывает некоторые сомнения, никто не мешает использовать разработанную в нем методологию и закрепить ее в своей учетной политике.

Во-первых, в пункте 29 Правил об отпусках сказано, что пропорциональная компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается при отпуске продолжительностью 24 рабочих дня и при месячном отпуске - в размере двухдневного среднего заработка за каждый месяц. Конечно, это правило действовало, когда отпуск рассчитывался в рабочих днях, но с другой стороны, эти правила применялись и при месячном отпуске. Теперь отпуск рассчитывается в календарных днях (ст. 115 ТК РФ). Но ведь речь может идти просто о правилах округления, 2,33 - это 2, если округлять до целого.

Во-вторых, в пункте 28 Правил об отпусках сказано, что увольняемые по каким бы то ни было причинам работники, проработавшие у данного нанимателя не менее 11 месяцев, подлежащих зачету в срок работы, дающей право на отпуск, получают полную компенсацию. Поэтому, если у работника имеется 11 месяцев работы, следует считать, что право на отпуск у него возникло в полном размере, и удерживать за 1 неотработанный месяц ничего не нужно. Собственно и в статье 121 ТК РФ сказано, что время очередного отпуска включается в стаж работы сотрудника на данном предприятии и учитывается при расчете отпускных.

Следует ли из данного правила, что в знаменателе при расчетах следует ставить 11 месяцев? Нет, в пункте 29 Правил об отпусках приводится пример расчета начисления компенсации за неотработанный отпуск, из которого следует, что в знаменателе должно стоять 12 месяцев работы. А в части 2 пункта 29 приведен пример расчета удержаний, из которого также следует, что в знаменателе при удержании должно также стоять 12 месяцев:

В-третьих, в пункте 35 Правил об отпусках определено, что при подсчете полных месяцев, за которые работнику полагается отпуск, производится округление не полностью отработанного месяца. Остатки дней сверх полных месяцев округляются до полных месяцев по правилам округления:

излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета,
излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца.

Конечно, половина месяца - это не совсем точно. В месяце может быть 28, 30 и 31 день. Так брать в среднем 30 или 31 день в месяце? Проблема возникнет при 15 отработанных работником днях. Если брать 30-дневный месяц, то месяц округлится до 1, если 31, то до 0.

В-четвертых, нужно ли при удержании неотработанного отпуска рассчитывать текущий средний заработок на момент увольнения или следует применять тот среднедневной, который был получен при расчете отпуска в момент его предоставления?

По мнению автора, новый средний заработок не рассчитывается.* Моменты, когда он применяется, перечислены в ТК РФ. В частности, исчисление средней зарплаты (ст. 139 ТК РФ) предусмотрено при оплате отпусков и выплате компенсации за неиспользованный отпуск. В данном случае производится удержание (ст. 137 ТК РФ) полученных авансом сумм, право на которые у работника не возникло. Поэтому сумма излишне выплаченных денег определяется исходя из того среднего заработка, на основании которого ранее были рассчитаны отпускные.

Примечание:
* По мнению методистов фирмы "1С", новый средний заработок должен рассчитываться, потому что это новое событие, а не перерасчет "старых" отпускных, которые были рассчитаны и начислены вполне обоснованно.

Налогообложение удержанных за неотработанный отпуск сумм

Самым трудным вопросом для бухгалтера при удержаниях за неотработанный отпуск является вопрос о пересчете налогов на доходы с физических лиц (НДФЛ) и единого социального (ЕСН).

Разберемся, нужно ли пересчитывать НДФЛ.

НДФЛ

Объектом налогообложения НДФЛ признается доход, полученный налогоплательщиком (ст. 209 НК).

Согласно статье 53 НК РФ налоговая база представляет собой стоимостную, физическую или иную характеристику объекта налогообложения. При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика. Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, такие удержания не уменьшают налоговую базу (п. 1 ст. 210 НК).

Вот в этом месте мнения экспертов начинают расходиться. Законодатель не уточнил, какие имеются в виду удержания по распоряжению налогоплательщика или органов.

По мнению автора, законодатели имели в виду под распоряжением суда или других органов ситуации, когда работник должен выплатить из своего чистого дохода алименты, возмещение материального ущерба, нанесенного работодателю и др. Такие выплаты, естественно, налогооблагаемый доход сотрудника не уменьшают. То есть в тексте идет речь об удержаниях по распоряжению самого работника или уполномоченных органов. А работодатель не есть орган, он является налоговым агентом по НДФЛ.

С другой стороны, удержания за неотработанный отпуск тоже названы в статье 137 ТК РФ удержаниями. Кстати, там же сказано, что работодатель имеет право на удержание задолженности по неотработанному авансу, выданному в счет заработной платы; неизрасходованному и не возвращенному авансу на командировку.

В том, что в случае невозврата долга суммы станут доходом работника, никто не сомневается, НДФЛ с них был своевременно удержан. А являются ли возвращенные работодателю авансированные суммы доходом работника? Ведь если идти от самого определения понятия полученного дохода и формулировки пункта 1 статьи 210 НК о том, что данные суммы удерживаются не по распоряжению работника или уполномоченных органов.

Несмотря на то, что у сотрудника было право использовать отпуск, по факту отпуск не был им отработан. Значит, часть отпускных получена сотрудником авансом и следует откорректировать величину дохода. Работодатель, вычитая из последней зарплаты работника излишние неотработанные отпускные, уменьшает именно его налогооблагаемый полученный доход. НДФЛ с возвращенной суммы не должен удерживаться, налог нужно удержать из оставшейся после удержания суммы дохода. Следуя такой логике, необходимо в момент увольнения работника скорректировать НДФЛ.

Если последних начислений недостаточно для удержания переплаты, и работник добровольно возмещает задолженность, то он должен внести в кассу сумму долга за минусом приходящегося на него НДФЛ. Рекомендуем в этой ситуации оформить заявление работника на имя руководителя организации с согласием возвратить излишне удержанные суммы НДФЛ с неполученного им дохода (п. 1 ст. 231 НК РФ).

Нужно ли пересчитывать доход в периоде, когда работнику были выплачены отпускные авансом? Нет, не нужно. При получении работником дохода в виде оплаты труда датой его фактического получения дохода признается последний день месяца, за который доход был начислен (п. 2 ст. 223 НК). Поэтому в момент выплаты отпускных, организация правильно удержала и перечислила в бюджет НДФЛ со всей суммы начисленных и полученных сотрудником в данном отчетном периоде отпускных.

Таким образом, в обоих случаях организация (налоговый агент) удерживает НДФЛ с работника (налогоплательщика) в размере полученного им дохода в конкретном периоде нарастающим итогом.

ЕСН

Должно ли удержание за неотработанные дни отпуска уменьшать налоговую базу по ЕСН? Объектом налогообложения для организаций, которые производят выплаты работникам, признаются начисляемые по трудовому договору выплаты и иные вознаграждения (п. 1 ст. 236 НК РФ). Эта сумма выплат и является налоговой базой (п. 1 ст. 237 НК РФ). Исключения из налоговой базы оговорены в статье238 НК РФ, среди которых обратим внимание на компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении работника (подп. 1 п. 1 ст. 238 НК РФ).

Существуют две точки зрения на вопрос исчисления ЕСН на сумму возвращенного аванса по отпуску. Каждая из них связана с прямым толкованием термина "удержание" (как и в ситуации с НДФЛ). То есть выбор бухгалтера будет зависеть от того, какое решение он примет в дилемме: какой доход, выплату получил работник - в полной сумме или усеченной на удержания. Итак, два варианта для выбора:

Удержание уменьшают базу по ЕСН.
Удержание не уменьшает налогооблагаемую базу, т. к. прямо в качестве исключения из налоговой базы они не названы статье 238 НК.

Начисленный на полученные ранее выплаты ЕСН (а также страховые взносы на обязательное пенсионное страхование) должен быть пересчитан (восстановлен, зачтен в счет текущих платежей). Первоначально со всей суммы начисленных работнику авансом за неотработанное время отпускных организация должна была заплатить ЕСН на день начисления выплат (ст. 242 НК РФ).

Рассчитывая увольняющемуся сотруднику последнюю зарплату, организация также должна начислить ЕСН со всей суммы зарплаты за отчетный период, за минусом произведенных удержаний. Она имеет право с меньшей суммы выплат начислить ЕСН и этим скорректировать налоговую базу. Корректировка ЕСН производится так:

определяется разница между суммой налога, исчисленной исходя из налоговой базы, рассчитанной нарастающим итогом с начала налогового периода до момента увольнения работника (с учетом удержания из заработной платы за неотработанные дни отпуска), и суммой уплаченных за этот период ежемесячных авансовых платежей;
если разница положительная, то соответствующая сумма налога подлежит уплате в срок;
если разница отрицательная, то излишне уплаченная сумма засчитывается в счет предстоящих платежей по налогу.

За эту версию, к которой склоняется большинство экспертов, говорит и исключение из налоговой базы по ЕСН сумм, начисленных работнику за неиспользованный отпуск. Ведь удержание за неотработанный отпуск зеркально по отношению к ситуации начисления компенсации за неиспользованный отпуск.

Если корректировку ЕСН не производить, а долг удерживать, получится, что работнику "подарены" ЕСН и страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, начисленные на фактически не полученные (в результате удержания) им суммы дохода. Образуется переплата по ЕСН, сумма которого списывается на расходы, уменьшающие прибыль организации. При корректировке ЕСН переплаты налога и недоимки по налогу на прибыль не образуется.

Бухгалтерский учет удержаний за неотработанные дни отпуска

О том, как отразить операцию удержания долга за отпуск в бухгалтерском учете, Минфин России разъяснил в письме от 20.10.2004 № 07-05-13/10. Оно было посвящено рассмотрению ситуации, когда работник вносит долг в кассу добровольно. В письме Минфин дал ссылку на пункт 11 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утвержденными приказом Минфина России от 22.07.2003 № 67н, как бы применяя к корректировке затрат правила исправлению ошибок. Вопрос пересмотра налогов рассмотрен не был.

Дебет 20, 23, 25, 26, 44 и иных счетов учета затрат на производство Кредит 70.

Счет затрат используется тот, на котором были учтены начисленные ранее отпускные.

Сумму средств, вносимых работником в кассу, следует отразить:

Дебет 50 Кредит 70.

Минфин обратил внимание на дату, в которую ошибка исправляется в бухгалтерском учете. В обычной ситуации записи по корректировке ошибки производятся в том месяце отчетного периода, когда она обнаружена. Если корректировки относятся к прошлому году, их следует отражать записями 31 декабря прошедшего года в случае, если прошлогодняя отчетность еще не сдана.

С точки зрения методологии бухгалтерского учета позиция Минфина России в части корректировки затрат представляется правильной. Но вызывает сомнение аналогия с исправлением ошибок. Излишне начисленные на момент отпуска деньги не были ничьей ошибкой, право на их получение у работника было, он получил их авансом по общему правилу законодательства. Скорее всего, Минфин России хотел бы, чтобы работодатели более правильно формировали объем расходов в пределах отчетного года.

Представим, что работник увольняется в марте, баланс за прошлый год еще не сдан, почему необходимо прошлогодние затраты на отпуск корректировать записями 31 декабря? Ведь в январе, феврале и марте работник еще зарабатывал стаж, дающий право на отпуск. Разбивать же удержания на корректировки прошлого года и 3 месяца текущего года, конечно, идеально с точки зрения учета расходов, но трудоемко для бухгалтера. Поэтому бухгалтер скорее всего отсторнирует всю сумму затрат в марте со счетов затрат. Впрочем, в аудиторской практике автора встречался и "высший пилотаж" у бухгалтера.

Рассмотрим расчет удержаний на цифровом примере.

Пример

Работник увольняется 26 августа 2006 года по собственному желанию. В мае 2006 года он использовал ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней за рабочий год с 12 ноября 2005 по 11 ноября 2006 года. Его среднедневной заработок для оплаты отпуска в мае составил 900 руб.
За отработанные дни августа 2006 года работнику начислена заработная плата в сумме 20 000 руб.
На день увольнения Яковлев отработал в рабочем году (с 12 ноября 2005 года по 26 августа 2006 года) 9 месяцев и 15 дней. По правилам округления это 10 месяцев, дающих право на отпуск (если средний месяц считать 30-дневным).

Рассчитываем неотработанные "отпускные" дни.

Если бы работник отработал 11 месяцев округленно, ничего бы с него работодатель не взыскивал. Работник отработал 10 месяцев, рассчитываем пропорцию, в знаменателе которой будет стоять 12 рабочих месяцев.

Расчет дней отпуска, заработанных работником:

28 календарных дней: 12 месяцев в рабочем году х 10 месяцев работы = 23,33 или 23 календарных дня.

За 5 дней (28 - 23) следует произвести удержание.

Неотработанные 5 дней умножаем на среднедневной заработок на момент расчета полного отпуска 900 руб. Полученную сумму сторнируем из затрат:

Дебет 20 или другой счет затрат Кредит 70 - 20 000 руб. - начислена зарплата за август; Дебет 20 Кредит 70 - 4 500 руб. (красное сторно) - удержан аванс за неотработанный отпуск (5 дней х 900).

А теперь представьте, что в нашем примере работник увольняется в феврале. Баланс за прошлый год еще не сдан. Последнюю зарплату работнику начисляют за февраль и на эту дату удерживают с него долг за неотработанные дни отпуска. И что, отражать данную операцию через 91 счет или 31 декабря прошлого года? Оказывается, сколько решений приходится принимать бухгалтеру при обычной, казалось бы, операции. Сколько вариантов ответов на возникшие при этом вопросы при отсутствии четкости в текущем законодательстве. И сколько возможных претензий работников и проверяющих.

Выход один - описать применяемый в данной организации алгоритм расчета и приложить его либо к учетной политике, либо к локальному нормативному акту организации по данному вопросу.

Учет в "1С:Предприятии" удержаний за неотработанный отпуск

Рассмотрим на примерах, как оформляются операции по возврату неотработанных отпускных в экономических программах фирмы "1С" на примере "зарплатных" конфигураций для "1С:Предприятия" версии 7.7 и 8. Отметим, что методисты фирмы "1С" придерживаются точки зрения, согласно которой при определении налогооблагаемой базы по НДФЛ величина удержания за неотработанные дни отпуска не учитывается, и налоги (НДФЛ, ЕСН) не пересчитываются. Воспользовавшись типовыми механизмами программы, вы застрахованы от претензий со стороны налоговых органов. Таким образом, программы ориентированы на "осторожных" налогоплательщиков. Но те, кто готов отстаивать свою позицию в суде, смогут отразить возврат налогов "ручными" операциями. О том, как это сделать, мы также расскажем далее.

"1С:Зарплата и Управление Персоналом 8"

Пример 1

22 мая 2006 года работник Н.Н. Николаев уволен по собственному желанию. С 06 по 20 марта 2006 года ему был "авансом" предоставлен отпуск сроком на 14 календарных дней.
Н.Н. Николаев был принят в организацию 17.01.2006 и отработал на дату увольнения 4 месяца и 5 дней, использовав в марте 14 (из 28) календарных дней очередного оплачиваемого отпуска.

Для расчета удержания за неотработанные дни отпуска в конфигурации "Зарплата и Управление Персоналом" используется документ "Расчет при увольнении работника организаций" (см. рис. 2).

Произведем удержание за использованные, но неотработанные дни отпуска.

Число неотработанных дней отпуска определяется следующим образом:

до конца года, в счет которого использован отпуск, остается 7 месяцев и 25 дней (с 23.05.06 по 16.01.07), который округляется до 8 месяцев;
количество дней отпуска, приходящееся на неотработанное время, составит 28 / 12 х 8 = 19 дней;
исключив неиспользованные дни отпуска, получим использованный, но неотработанный период отпуска 19 дн. - 14дн. = 5 дней

При установленном флажке "Удержать за использованный авансом" укажем "Порядок расчета" "по календарным дням" и количество дней - 5.

По итогам расчета зарплаты за май 2006 года сформируем расчетный листок уволенного работника (см. рис. 3).

В "Индивидуальной карточке ЕСН" удержание за неотработанные дни отпуска также не влияет на базу начислений.

В графе 2 в мае 2006 г. база будет равна 18 190 руб.

Если пользователь примет решение о возврате сумм удержанного НДФЛ и сочтет, что удержания за неотработанные дни отпуска уменьшают налогооблагаемую базу по ЕСН, то в типовой конфигурации следует сторнировать ранее введенный документ "Начисление отпуска работникам организаций". А затем ввести новый, с измененным количеством дней отпуска. Новая сумма начисления отпуска сформируется с учетом неотработанных дней отпуска.

"1С:Зарплата и Кадры 7.7"

В "1С:Зарплате и Кадрах 7.7" при увольнении работника необходимо создать документ "Приказ на увольнение" и установить флажок в реквизите "Удержание за неотр. отпуск".

На основании документа "Приказ об увольнении" введем документ "Начисление отпуска", с видом расчета "Удержание за неотработанные дни отпуска".

По данным расчетного листка за май 2006 года из доходов работника Н.Н. Николаева было произведено удержание за неотработанные дни отпуска, которое не влияет на сумму исчисленного НДФЛ.

В "Индивидуальной карточке ЕСН" начисления за май не уменьшились на сумму удержания за неотработанный отпуск.

Если пользователь примет решение о возврате сумм удержанного НДФЛ и сочтет, что удержания за неотработанные дни отпуска уменьшают налогооблагаемую базу по ЕСН, то в типовой конфигурации следует использовать ранее введенный документ "Начисление отпуска" и по кнопке "Исправить" в документе исправления установить дату окончания отпуска с учетом неотработанного периода.

После выполнения расчета в налоговой карточке "1-НДФЛ" долг по налогу за налоговым агентом составит сумму пересчитанного НДФЛ.

При этом в "Индивидуальной карточке ЕСН" база начисления также рассчитывается с учетом корректировки документа.

В заключении хотелось бы еще раз обратить внимание читателей на то, что в настоящее время существуют несколько точек зрения на проблемы, рассмотренные в этой статье, так как нет соответствующих разъяснений уполномоченных органов. Поэтому, приняв ту или иную точку зрения, вы должны быть готовы ее отстаивать - а аргументы у вас теперь есть.

Перед тем как начать рассмотрение вопроса об удержании за неотработанные дни отпуска при увольнении, хотелось бы пояснить, что понимается под неотработанными днями, как они считаются и какие права и обязанности имеются у работодателя.

Итак, согласно ч. 2 ст. 122 Трудового кодекса РФ первоначальное право на ежегодный отпуск появляется у работника, трудовой стаж которого на данном предприятии составил 6 месяцев.

У отдельных категорий работников такое право возникает раньше указанных 6 месяцев. Например, супруга военнослужащего может взять отпуск одновременно с отпуском своего супруга, несмотря на количество отработанных ею месяцев (п. 11 ст. 11 закона «О статусе…» от 27.05.1998 № 76-ФЗ). О ситуациях, когда отпуск предоставляется авансом - в статье Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска .

Может быть ситуация, когда проработавший неполный рабочий год сотрудник использовал в счет него весь отпуск, а затем уволился. В этом случае у него имеются неотработанные, но оплаченные дни, оплату за которые работодатель вправе удержать.

Основанием для такого утверждения является:

Абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ, согласно которому работодатель вправе произвести удержание за использованный авансом отпуск при увольнении.
П. 28 правил, утв. НКТ СССР от 30.04.1930 № 169 (далее — правила № 169), которым установлен порядок оплаты неиспользованных отпускных дней увольняющемуся работнику. Согласно указанной норме полная оплата происходит при отработке 11 месяцев. Если стаж меньше, производится расчет пропорционально отработанным месяцам.

Как рассчитать авансовые отпускные

Порядок расчета отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск изложен в положении, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Схемы расчета указанных выплат аналогичны: у них те же переменные, величина которых определяется теми же слагаемыми (например, в средний заработок в обоих случаях входит вся зарплата и премии, полученные у данного работодателя).

Авансовые отпускные — это те, что были получены сверх положенных по рабочему стажу, те, что подлежат возврату. Они рассчитываются по следующей формуле:

Др = (Дио - Дпо) × СДЗ,

где: Др — это долг работника;

Дио — использованные дни отпуска;

Дпо — дни отпуска, на которые работник имеет право в силу рабочего стажа;

СДЗ — среднедневной заработок.

Пример

Иванов И. И., приступивший к исполнению своих трудовых обязанностей 03.04.2017, через 7 месяцев ушел в полный 28-дневный отпуск, во время которого написал заявление на увольнение по собственному желанию.

Сколько дней отпуска он получил авансом, за сколько дней работодатель вправе требовать возврата отпускных? Рассчитаем:

На момент ухода в отпуск Иванов И. И. имел 7 месяцев рабочего стажа. Теоретически, если бы он не использовал отпуск, работодатель должен был бы выплатить компенсацию за 7 × 2,33 = 16,31 дня. Т. е. Иванов имеет безусловное право на 16,31 оплачиваемого дня.
Оставшиеся дни вычисляются так: 28 - 16,31 = 11,69. Эти дни были предоставлены авансом. Работодатель вправе произвести удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск в размере 11,69 дня.

Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении: особенности

К особенностям удержания с работника долга, возникшего в связи с авансовым отпуском, относится следующее:

Указанная ситуация является основанием для издания приказа об удержании с зарплаты для закрытия долга. Письменное согласие на это работника не нужно, но не должно быть и его несогласия с произведением таких удержаний (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).
С зарплаты берется не более 20% от общей суммы (ч. 1 ст. 138 ТК РФ). Оставшаяся часть долга может быть внесена работником добровольно в кассу предприятия (апелляционное определение Липецкого областного суда от 03.04.2013 по делу № 33-810/2013).

В то же время имеется судебная позиция, согласно которой допускается удержание из зарплаты в погашение долга больше чем 20% (апелляционное определение Челябинского областного суда от 31.03.2015 по делу № 11-3194/2015).

Такое удержание может производиться, если увольнение произошло по желанию работника, договоренности сторон, в связи с истечением срока договора и в других ситуациях, не указанных в абз. 4 ч. 2 ст. 137 ТК РФ.
В судебном порядке долг (отпускные) за предоставленный авансом отпуск не взыскивается (определение ВС РФ от 12.09.2014 по делу № 74-КГ14-3).
Работодатель может удержать 20% в погашение долга в т. ч. с компенсации за неиспользованный дополнительный отпуск, на который работник имеет право в силу вредности, тяжести и особых условий труда, поскольку оплата отпуска также является зарплатой (постановление Президиума ВАС РФ от 07.02.2012 № 11709/11).

Как удержать за предоставленный авансом отпуск

На основе вышесказанного сформулируем алгоритм действий работодателя по удержанию за отпуск авансом при увольнении работника:

Рассчитать количество предоставленных, но не отработанных отпускных дней и вместе с этим излишне выплаченную сумму отпускных.
Предупредить работника о сумме предстоящего удержания. В каком размере это будет сделано, 20% или больше, решает руководитель, т. к. выше отмечалось, что судебная позиция по этому вопросу неоднозначна.
Издать приказ об удержании с расчетной суммы в пользу погашения долга, возникшего в результате предоставленного, но не отработанного отпуска.
В последний рабочий день произвести полный расчет с уволившимся сотрудником.

Возможна ситуация, когда удержанная сумма не покрывает долг полностью (такое вполне вероятно, если из суммы расчета было вычтено только 20% или меньше). Тогда у работодателя остается 2 варианта:

договориться с бывшим сотрудником о добровольном внесении им недостающей суммы в кассу предприятия (или на расчетный счет);
списать (простить) долг.

В каких случаях удержание за неотработанные дни отпуска невозможно

Ситуации, когда удержание за неотработанный отпуск не производится, перечислены в абз. 4 ч. 2 ст. 137 ТК РФ. Это увольнение в результате:

отказа работника от перевода на другую работу, которая предоставляется ему работодателем по причине ухудшения здоровья;
отсутствия у работодателя работы, соответствующей требованиям медзаключения, для перевода на нее работника;
ликвидации ИП, организации;
проведения штатных мероприятий по сокращению численности персонала;
смены собственника предприятия (эта норма действует только в отношении исполнительного органа и главного бухгалтера);
призыва работника на срочную службу;
восстановления на данную должность прежнего работника по решению Роструда или суда;
признания медкомиссией полной нетрудоспособности работника;
смерти работника либо работодателя — ИП или иного физического лица;
произошедшей катастрофы, стихийного бедствия или другой чрезвычайной ситуации.

Таким образом, удержание за отпуск при увольнении возможно не всегда. Ограничения установлены по основаниям прекращения трудовых отношений и размерам возможных удержаний. Взыскание долга по предоставленному авансом отпуску в судебном порядке невозможно.

Трудовое законодательство гарантирует каждому работнику право на ежегодный отдых от своей трудовой деятельности. Отпуск должен предоставляться работнику в размере не менее 28 дней за 1 рабочий год.

Как появляются отпуска авансом

По общему правилу, новому работнику предоставляется . Но по соглашению с нанимателем этот срок может быть сокращен. То есть сотрудник, не отработав 1 год, за который положен отпуск, получает оплачиваемый отдых авансом.

В результате, если сотрудник отгулял отпуск авансом и увольняется, он должен возвратить полученные отпускные.

Такая же ситуация может возникнуть и в последующие годы работы, когда закон вообще не регламентирует срок необходимой отработки за год для получения полного отпуска. В итоге уже через месяц работы в отчётном году, работник может уйти в оплачиваемый полный отпуск. В некоторых случаях, когда между работником и нанимателем существуют доверительные отношения, возможно предоставление отпуска даже за будущий год.

Чем опасен для работодателя отпуск авансом

Наниматель рискует, предоставляя работнику отпуск заранее. Дело в том, что сотрудник может воспользоваться своим правом уволиться во время или сразу после отпуска, в то время как наниматель оплатил ему все дни отпуска, предусмотренные за целый год работы.

В соответствии со ст.137 ТК работодатель имеет право удержать с сотрудника, уволившегося до окончания полного рабочего года, за который он получил отпускные, излишне уплаченные ему денежные средства. В то же время удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск происходит с некоторыми затруднениями.

Статья 138 ТК запрещает производить с работника удержания, превышающие 20% его заработной платы. Эти требования распространяются и на окончательный расчёт с работником при его увольнении. То есть, если сумма отпускных будет составлять больше 20% расчётного, наниматель рискует не получить её обратно.

Этот вопрос можно решить двумя способами.

Работник добровольно возвращает нанимателю оставшуюся сумму отпускных за неотработанные дни отпуска. Работодатель не может давить на сотрудника или угрожать ему отказом в увольнении при невыплате оставшейся части отпускных, так как это право, но не обязанность работника.
Наниматель обращается в суд за удержанием оставшейся части отпускных. Сделать это можно только при следующих обстоятельствах:
1. При расчёте отпускных работнику была совершена ошибка, из-за чего он получил большую сумму, чем ему полагалось;
2. Работник признан в судебном порядке виновным в простое компании;
3. Излишние отпускные были начислены сотруднику по его вине.

В остальных случаях расчёт при увольнении, если отпуск использован авансом, производится в общем порядке с удержанием максимум 20% от общей суммы выплат при расторжении трудового договора.

Когда не производится удержание за отпуск, предоставленный авансом

Закон предусматривает случаи, когда наниматель вообще не может производить удержание за неотработанные дни отдыха. К ним относятся следующие основания увольнения работника:

Отказ от перевода на другую должность, который необходим ему по медицинским показаниям;
Прекращение действия организации или ИП;
Сокращение численности или штата работников;
Для директора, главного бухгалтера организации – смена собственника компании;
Увольнение в связи с призывом в армию;
Восстановление по решению суда или КТС на рабочем месте сотрудника, ранее занимавшего эту должность;
Инвалидность работника или другое заболевание, делающее его неспособным трудиться (подтверждается медицинским документом);
Смерть сотрудника или нанимателя – физического лица.

Пошаговая инструкция

Для удержания за использованный авансом отпуск при увольнении работодателю нужно выполнить следующие шаги.

Определиться с суммой излишне уплаченных отпускных . Для этого нужно определить сколько полных месяцев, за которые сотруднику положен отпуск, он отработал в компании. В итоге должно получиться целое число, поэтому, если человек отработал меньше 14 дней месяца – его отбрасывают, а если больше – округляют до целого месяца. Полученное число умножают на 2,33 (28 дней / 12 месяцев). Результат будет равен количеству дней отдыха, которые сотрудник заработал. Подробнее о расчете отпуска при неполном отработанном месяце — читайте здесь
Затем из фактически предоставленных дней отпуска вычитают полученное число. Так определяют количество дней, за которые нужно удержать отпускные. Сумма удержания определяется исходя из среднедневного заработка работника.
Издание приказа на удержание . В документе нужно отразить распоряжение работодателя на удержание конкретной суммы с работника за необработанные дни отпуска при увольнении. Так как по закону согласие сотрудника на такое удержание не требуется, то соответствующая отметка для работника в приказе не нужна. Однако он должен быть ознакомлен с документом под роспись.
Сделать перерасчёт в отчётных документах . Если работник отгулял отпуск авансом и увольняется, то переплата отпускных, не является ошибкой организации, поэтому вносить изменения в налоговую отчётность нет необходимости. Декларацию по налогу на прибыль заполняет с учётом того, что переплаченные отпускные относятся к внереализационным доходам.
В отчёте по ЕСН и пенсионным отчислениям налоговая база того периода, когда произошло удержание отпускных, уменьшается на сумму удержаний.

Задавайте свои вопросы в комментариях к статье и получите ответ специалиста