Кадровое делопроизводство: организация с нуля. Что такое кадровое делопроизводство и чем оно может помочь

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство 2019

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО С НУЛЯ:

краткое примерное пошаговое руководство по постановке кадрового делопроизводства во вновь открывающейся фирме

(если Вы хотите навести порядок в уже действующей кампании, то Вам больше подойдет другое пошаговое руководство - восстановление кадрового учёта >>)

Если Вам поручили поставить во вновь открывающейся компании кадровое делопроизводство с нуля , а опыта работы в этой области у Вас мало (может быть, Вы создатель, руководитель и пока единственный работник новой компании, кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого "повесили" кадры, либо начинающий предприниматель), тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

И непременно Вам помогут богатые запасы нашего сайта :

• бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству : 25 главных пошаговых процедур (прием на работу, отпуск, увольнение и др.), 200 образцов документов по кадрам, блок "Трудовые книжки" (образцы заполнения и консультации), 5 методичек по кадровому делу, консультации, статьи по кадрам) и многое другое;
• большая справочная база , доступная подписчикам журнала "Кадровик-практик" (цена всем по силам >>): 140 пошаговых инструкций по кадровой работе, более 1000 образцов кадровых документов, закрома консультаций и статей, курс основ кадрового делопроизводства, книжная полка и др.;
• наши лучшие книги по кадровому делопроизводству .

Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём?

1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе.

• Нужные Нарушение трудового законодательства может повлечь большой штраф. Поэтому к знанию и соблюдению трудового законодательства нужно подходить ответственно.
• Из специальной литературы мы рады предложить Вам методички (скачать можно бесплатно) и наши лучшие книги по кадровому делопроизводству . Также полезны будут кладовые справочных баз сайта .
• Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые в чем-то обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С . Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем.

Кадровые документы должны будут соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять на работу) и порядок установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор - в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.

3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять.

Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для компании. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

Если Ваша компания является микропредприятием, то согласно 309.2 Трудового кодекса РФ некоторые документы Вы можете не составлять:

"Работодатель - субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов , содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие). При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель - субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами..."

4. Оформляем директора

Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в большой справочной базе и в «Пакете Кадровика », необходимые образцы документов, тематические консультации там же.

5. Составляем штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3).

Наверняка в компании еще нет штатного расписания и правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов согласовываются в установленном законом порядке (при необходимости с учетом мнения представительного органа работников), затем руководитель компании их утверждает. У нас на сайте в свободном доступе есть многие образцы таких документов . Гораздо больше таких образцов и тематических комментариев к ним, пошаговые процедуры их утверждения есть в большой справочной базе и в «Пакете Кадровика ». На нашем сайте в свободном доступе Вы можете прочитать новую полезную статью " Штатное расписание: форма и содержание ". Подписчикам журнала "Кадровик-практик" рекомендуем почитать статью: "Составляем правила внутреннего трудового распорядка: законные, продуманные и выгодные работодателю" и посмотреть шаблоны локальных нормативных актов.

6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками.

Подписчикам журнала "Кадровик-практик" рекомендуем методичку: "Принимаем работника на работу: кадровые вопросы" . Из нее Вы узнаете в том числе и о том, какие выгодные работодателю условия включать в трудовой договор, а какие условия напротив не желательны и опасны.

7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем:

Готовим книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договоров о материальной ответственности и др.

8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки .

Если еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся руководителю организации (директору). Об этом издается приказ. На нашем сайте есть образец приказа о принятии руководителем организации на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек . Такой приказ обязателен, это требование Постановления Правительства РФ. Если его не будет, то работодателю может грозить штраф. Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом. На нашем сайте есть форма приказа о назначении ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек >>

9. Оформляем на работу работников.

Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое… Во всем этом Вам помогут ресурсы нашего сайта.

Доброго времени суток, уважаемые посетители! Что такое кадровая работа, для чего она нужна и нужна ли вообще? Об этом вы узнаете из моей статьи: кадровое делопроизводство для чайников.

Отдел кадров на предприятии

Как для посетителей театр начинается с вешалки, так для любого вновь нанятого сотрудника предприятие начинается с отдела кадров. Им же оно и заканчивается при увольнении.

Отдел кадров отвечает за все вопросы, связанные с сотрудниками предприятия:

• Прием, перевод и увольнение;
• Соблюдение трудовой дисциплины;
• Соблюдение должностных инструкций;
• Ведение личных дел работников;
• Ведение кадровой документации;
• Поиск персонала на открытые вакансии;
• Проведение первичных собеседований;
• Ознакомление работников со всеми изменениями в организации;
• Разработка различной документации;
• Участие в разработке основных локально-нормативных документов предприятия.

Как видите перечень очень большой, и он не исчерпывающий. Отдел, ведущий кадровое дело, это особое подразделение в организации, которое взаимодействует со всеми остальными структурными единицами компании.

И не важно, что чаще всего кадры — это самое маленькое подразделение на предприятии, а иногда его вообще не выделяют.

Чем занимается отдел кадров

Теперь рассмотрим подробнее, чем все-таки занимается кадровик на своем рабочем месте – это и будет кадровым делопроизводством.

Оформление работников

Прием и увольнение работников — это самая главная функция отдела кадров. Все перемещения сотрудников находятся в его ведении. Когда, человек ищущий работу видит вакансию и звонит по указанному номеру, то в 90 случаях из 100 он попадет в кадры, где его сориентируют по интересующим его вопросам, а также назначат время, когда придти на собеседование или заполнить анкету.

После того, как руководитель принял решение о том, что сотрудник ему подходит, последний снова попадает в руки специалиста по кадрам. И еще, заметьте, когда вакансия заполняется путем конкурсного отбора, в комиссию кадровик войдет обязательно.

Итак, после того, как сотрудник нанят, он попадет к кадровику, где проходит следующие процедуры:

1. Представляет все необходимые документы;
2. Знакомится со всеми локально-нормативными документами, относящимися к его работе и распорядку в компании;
3. Подписывает трудовой договор;
4. Знакомится с приказом о принятии его на работу;
5. В некоторых случаях здесь же он получает начальные знания по охране труда, то есть проходит первичный инструктаж.

Ведение документации

После того, как все документы подписаны и предоставлены, специалист по кадрам формирует личное дело сотрудника. Оно представляет собой все копии документов и личную карточку на унифицированном бланке. Помимо этого, в последующем через кадры будут оформляться все вопросы, связанные непосредственно с работником:

• Оформление отпуска;
• Выплата премий и других денежных сумм;
• Лишение премии и другие штрафные санкции;
• Наложение дисциплинарных взысканий и наказаний;
• Изменения в оплате труда и прочих условиях трудового договора;
• Изменения в организации общие, или касающиеся непосредственно сотрудника.

И многие другие вопросы, перечень можно продолжать практически бесконечно в зависимости от специфики компании и функционала, возложенного на кадры.

Многие возразят, что большинство перечисленных вопросов относится к компетенции бухгалтерии, но нет, это не так. Да, именно бухгалтерия начисляет отпускные и денежные выплаты. Она же их удерживает, но только после того, как получит соответствующий приказ, созданный кадровым работником.

Для составления этих приказов кадровик использует различные основания:

• Заявления от работника;
• Служебные записки от руководителей подразделений;
• Служебные расследования и заключения комиссий;
• Письменные и устные распоряжения руководителя предприятия.

Кстати, кадровик находится в непосредственном подчинении у руководителя предприятия. В редких случаях его зама.

После того как приказы изданы, их оригиналы и основания для них подшиваются и хранятся положенное время. Этим тоже должен заниматься специалист по кадрам.

Ведение прочей кадровой работы

Помимо того, что работники кадров оформляют документы сотрудников, они занимаются еще другой работой, которую можно отнести к кадровому делопроизводству.

• Составление должностных инструкций. Но это не значит, что всю инструкцию составляет один человек. Как правило, раздел должностные обязанности пишет тот, кто хорошо знаком с данным видом работы. Едва ли работник кадров подробно распишет функционал сварщика, электрика или крановщика. Но он формирует инструкцию в единый документ.
• Организация проведения аттестации рабочих мест и подготовка необходимой документации для нее. Кстати это понятие – аттестация – осталось только в обиходе. Законодательно эта процедура уже пару лет называется специальной оценкой условий труда (СОУТ).
• Участие в составлении основных документов организации: положений об оплате труда, коллективных договоров и соглашений, правил внутреннего трудового распорядка. В некоторых случаях вносятся только коррективы, а в некоторых полностью составляется документ.
• Ведение штатного расписания. Ответственность за этот документ кадровик делит с главным бухгалтером предприятия. В его ведении находятся наименование должностей и их количество, а бухгалтерия контролирует ставки и оклады.
• Организация медицинских осмотров и обучения работников. Если компания небольшая, то он делает эту работу сам, в противном случае следит только за исполнением. В любом случае это определяется политикой компании.
• Участие в различных комиссиях : по проведению служебных расследований, несчастных случаев на производстве, проверке знаний охраны труда и т.д.

Как видите, дел у кадровика довольно много и они весьма разнообразны.

Место кадров в функционировании организации

В этом разделе мы рассмотрим взаимодействие отдела кадров с другими подразделениями. Вот основные из них:

• Бухгалтерия. С этим отделом кадровик сотрудничает тесно и постоянно. Именно сюда уходят все издаваемые приказы. В первую очередь это относится к приказам о приме, переводе и увольнении. Именно из них сотрудники бухгалтерии, начисляющие зарплату, узнают, кого включить в ведомость, кого исключить из нее и какой у кого оклад. Табели учета рабочего времени, перед тем как попасть расчетчику на стол также проходят проверку в кадрах, а зачастую их и ведет кадровик. Если на предприятии делопроизводство ведется с помощью специализированных программ, то взаимодействие кадров и бухгалтерии значительно упрощается.
• Секретариат или приемная. Именно отсюда в кадры поступает большинство оснований для издания приказов с резолюцией руководителя. Это если делопроизводство на предприятии ведется с соблюдением всех правил. Если такого отдела нет, то заявления поступают прямо к кадровику, и он несет их к руководителю.
• Со всеми прочими отделами организации взаимодействие заключается в доведении до сведения руководителей и непосредственно работников всех кадровых изменений в организации.

Почему на каждом предприятии необходим отдел кадров

Законодательство не обязывает выделять такую структурную единицу как отдел кадров. Но в сложившейся практике делопроизводства именно это подразделение ведет большинство документации предусмотренной Трудовым Кодексом РФ.

Можно ли пренебрегать ведением кадрового делопроизводства? Ответ: нет, делать этого не стоит. И тому есть несколько причин:

1. Надлежащим образом оформленный договор между работодателем и работником, а также все остальные документы, касающиеся работы сотрудника, помогут избежать множества неприятных ситуаций, когда между сторонами возникнут разногласия.
2. Аккуратное ведение документации, в том числе и кадровой, характеризует организацию только с положительной стороны.
3. Помимо оформления приема на работу и увольнения кадровик выполняет множество другой работы, он служит своеобразным соединительным звеном между вышестоящим руководством и прочими подразделениями.
4. Грамотный кадровик не только правильно оформит все документы, но и сможет указать руководителю в какой части он нарушает трудовое право, что поможет избежать проверок и санкций.

Сведя воедино все вышесказанное можно с уверенностью сказать, что делопроизводство и кадровый учет весьма полезны и нужны в каждой организации. А хотябы поверхностные знания в этой сфере, которые и были даны «для чайников», уверен, помогут с приемом на работу и последующим беспроблемным выполнением своих трудовых обязанностей.

И немного юмора напоследок...

В этой статье мы не будем приводить образцы заполнения форм, оформления других документов или тексты нормативных документов, которые должны быть в организации. Остановимся только на последовательности выполнения работы по организации кадрового делопроизводства в компании с нуля.

Нормативная база

При организации кадрового делопроизводства с нуля вам понадобятся следующие нормативные документы:

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Трудовой кодекс Российской Федерации (чтобы не запутаться в изменениях и дополнениях, имеет смысл примерно раз в полгода приобретать новый текст Трудового кодекса с изменениями – если, конечно, у вас в организации не установлена справочная правовая система, которая регулярно обновляется).

Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 19.05.2008).

Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Перечень типовых управленческих документов, образующийся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).

Кроме того, полезной окажется книга Я.Е. Варламовой и Е.А. Кошелевой «Кадровое делопроизводство с нуля» (М.: Профессиональное издательство, 2008).

Обратите внимание

Многие формы документов в кадровом делопроизводстве унифицированы постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Найти его можно в любой справочной правовой системе (Консультант Плюс, Гарант, Кодекс) или в интернете, там же есть уже готовые формы из этого постановления, которые нужно просто скопировать на жесткий диск. Документы, для которых нет унифицированных форм, необходимо оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Шаг 1: разрабатываем документы, которые в обязательном порядке должны быть в компании

Чаще всего организация кадрового дело производства начинается с разработки всевозможных положений и инструкций, и это правильно. К нормативным документам, которые в обязательном порядке должны быть в компании, относятся:

правила внутреннего трудового распорядка;

положение о защите персональных данных работника;

положение об охране труда и противопожарной безопасности.

Все остальное подождет: браться за разработку документов, которые носят факультативный характер, можно только тогда, когда оформлены обязательные документы.

Шаг 2: корректируем штатное расписание

Скорее всего, в компании уже разработано штатное расписание, есть штат сотрудников, успешно выполняющих поставленные задачи, с которыми заключены трудовые договоры, оформлены приказы о приеме на работу и внесены записи в трудовые книжки. Но, как показывает практика, не всегда эти документы оформлены правильно.

Запросите в бухгалтерии информацию о заработной плате сотрудников и наименовании их должностей – на основании этих данных нужно выверить штатное расписание.

Следует учесть, что названия должностей в штатном расписании не всегда совпадают с реальными должностями сотрудников. Бухгалтерии эта информация для перечисления платежей и налогов не очень нужна, но программы типа 1С требуют заполнение раздела с такой информацией, и иногда бывает введена должность, не соответствующая действительной. Поэтому до утверждения штатного расписания необходимо уточнить наименования должностей сотрудников у начальников отделов, руководства компании или самих сотрудников.

У бухгалтеров можно запросить также табельные номера сотрудников. Если бухгалтерский учет автоматизирован, то табельные номера присваиваются программой, если нет, то вам придется их присваивать самостоятельно, начиная с того сотрудника, которые работает дольше всех, и заканчивая тем, кто пришел в организацию позже всех. После увольнения сотрудника его табельный номер лучше никому не передавать: пусть все номера будут уникальны и закреплены только за одним человеком, когда-либо работавшим в компании.

Пока бухгалтеры готовят вам сводку по работникам нужно проверить состояние личных дел работников и их личных карточек, если они велись, а также выяснить, каких документов не хватает в личном деле каждого работника. Каждому работнику нужно написать памятку о том, копии каких документов необходимо донести.

Шаг 3: проверяем соответствие информации в штатном расписании и трудовых договорах

После того как штатное расписание составлено, необходимо сверить информацию в нем с данными в трудовых договорах. Если информация расходится (обычно неверно указывается заработная плата или указывается просто «Заработная плата согласно штатному расписанию», что является нарушением Трудового кодекса Российской Федерации и может повлечь за собой штрафные санкции; даты подписания договора приходятся на выходной день; подпись представителя Работодателя не соответствует лицу, заявленному как представитель – например, вместо генерального директора расписался его заместитель), то договоры необходимо переделать. При этом следует исходить из того, что договор, подписанный неполномочным лицом, по сути, не является договором; другими словами, трудовой договор в письменной форме отсутствует. Поэтому он должен быть оформлен, разумеется, текущей (подлинной) датой. Во всех остальных случаях делаются дополнительные соглашения к трудовому договору, которыми трудовой договор дополняется новыми условиями либо уточняются (изменяются) те условия, которые были указаны неверно.

Если договор оформлен правильно, но позже были внесены изменения (повышение оклада, перевод сотрудника на другую работы), то необходимо оформить дополнительные соглашения для каждого случая по каждому работнику. Трудовые договоры и дополнительные соглашения готовятся в двух экземплярах, один из которых остается в компании, а второй выдается на руки сотруднику.

Шаг 4: проверяем правильность оформления кадровых приказов

Далее необходимо проверить наличие и правильность оформления приказов о приеме на работу, перемещении сотрудников (если они были) и др. (даты, подписи, информация, содержащаяся в них). Приказы должны соответствовать содержанию трудового договора, заключенного с работниками, и штатному расписанию. В них должна стоять подпись не только руководителя компании, но и самого сотрудника. Если отсутствуют какие-либо приказы о приеме на работу или переводе работающих сотрудников или они оформлены с нарушениями, их необходимо восстановить, переделать или «доподписать». По закону вы не несете ответственности за то, что было до вас, однако сотрудник имеет право потребовать копию такого приказа, и ему необходимо ее предоставить.

Шаг 5: проверяем правильность ведения трудовых книжек

Следующим этапом работы является проверка наличия трудовых книжек. Книжки всех оформленных на работу сотрудников должны храниться в компании. Если вы найдете книжки уволившихся сотрудников, то нужно в адрес владельцев книжек направить заказное письмо с уведомлением о вручении с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать адрес, по которому ее можно отправить. После получения ответа трудовую книжку необходимо отправлять заказной бандеролью с уведомлением о вручении. Если ответа нет, просто вложите уведомление о вручении письма в трудовую книжку. Трудовые книжки неработающих сотрудников нужно хранить отдельно от остальных до востребования, но не менее 50 лет.

Если в трудовой книжке нет записи о приеме на работу или переводе – не спешите ее делать. Сначала внимательно ознакомьтесь с обоими документами, регламентирующими заполнение трудовых книжек: Инструкцией по заполнению трудовых книжек и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. И только когда вы будете уверены в своих знаниях, можно приступать к внесению записей в трудовую книжку. Помните: неверно оформленная запись может привести к тому, что работнику могут не засчитать стаж работы в компании, в которой была сделана неправильная запись.

Шаг 6: оформляем личные дела или личные папки сотрудников (если до вас их не вели)

Обязательно следует оформить на работников личные карточки по форме № Т-2. Сегодня многие программы позволяю заполнять форму № Т-2 на компьютере и распечатывать на обычной бумаге, чем и пользуются некоторые кадровики. Однако государственные архивы пока принимают личные карточки только на плотной, «полукартонной» бумаге. Поэтому если ваша организация является источником комплектования государственного архива, купите формы № Т-2 в магазине канцтоваров в необходимом количестве либо приобретите соответствующую бумагу для их распечатки.

Заполняются личные карточки кадровиком – такое предписание содержится в указаниях по применению унифицированных форм (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Полученные от сотрудников копии документов (паспорта, страхового свидетельства и др.) необходимо поместить в папки-«файлы», после чего делается опись каждого дела, – и личные папки у вас сформированы. В них же можно вложить и копии приказов и договоров, чтобы вся информация о работнике была в одном месте, но это не обязательно. К личным карточкам можно приклеить фотографии работников.

Часто личные дела вкладывают внутрь формы № Т-2, что неверно: личные карточки должны храниться отдельно от всех других документов.

Новые документы и копии добавляются в личную папку по мере поступления.

Шаг 7: оформляем необходимые учетные книги или журналы

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее можно вести только в бумажном виде. Так как это журналы учета бланков строгой отчетности, каждая страница книги нумеруется, а сама она прошивается и скрепляется печатью организации.

Шаг 8: составляем график отпусков

За две недели до наступления нового года в организации должен быть утвержден график отпусков. Работу над ним нужно начинать уже в ноябре. Если компания небольшая, можно опросить сотрудников на предмет того, когда бы они хотели уйти в отпуск, если крупная – направьте начальникам отделов письмо с просьбой предоставить такую информацию по их отделу.

При составлении графика отпусков следите за тем, чтобы во время ухода в отпуск сотрудников небольшого отдела направление не оставалось бы незакрытым. Например, если в компании всего два менеджера по продажам, то их отпуска не должны совпадать по времени даже частично, более того, между этими отпусками должен быть период совместной работы – для передачи дел от одного менеджера к другому.

Если вы сами опрашиваете сотрудников о времени ухода в отпуск и возникает конфликт из-за того, кто и когда идет, не пробуйте его решить сами – доведите информацию до сведения руководства и оформите график в соответствии с решением руководства. Если вы запрашиваете информацию через начальников отделов, доверьте решение спорных вопросов им. На сбор информации для составления графика отпусков обычно уходит от одной до трех недель.

После оформления график отпусков необходимо отдать на утверждение руководителю.

За две недели до начала отпуска необходимо уведомить сотрудника о его наступлении и издать приказ о предоставлении отпуска. Время начала отпуска может быть изменено по согласованию сотрудника с руководителем. Если на время начала отпуска сотрудник заболел и предоставил больничный лист, необходимо по его заявлению перенести отпуск на другое, удобное для него, время. Все эти изменения вносятся в соответствующие графы графика отпусков. И не забывайте о том, что работник не может не ходить в отпуск два года подряд и обязательный оплачиваемый отпуск может быть заменен денежной компенсацией только в случае увольнения сотрудника.

Шаг 9: формируем кадровые дела

Дела можно комплектовать по следующим темам:

«Приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, поощрение, отпуска без сохранения заработной платы, направления в длительные командировки и командировки за рубеж)» (срок хранения – 75 лет);

«Приказы по личному составу (очередные и учебные отпуска, дежурства, взыскания, краткосрочные внутри российские командировки)» (срок хранения – 5 лет);

«Трудовые договоры»;

«Личные дела»;

«Личные карточки»;

«Нормативные документы компании (положения, инструкции)»;

«Переписка по кадровым вопросам с государственными органами и коммерческими организациями» и др.

График отпусков, график дежурств, штатные расписания удобнее выделить в отдельные дела и хранить в тонких папках.

Личные дела и личные карточки удобнее хранить в алфавитном порядке в соответствии с фамилиями работников, все остальные документы – в хронологическом порядке по мере поступления документа.

Приказы по личному ставу имеют два срока хранения: 5 и 75 лет, поэтому разделяются как минимум на два дела (все приказы, которые не перечислены в перечне с 5-летним сроком хранения, имеют срок хранения 75 лет).

Если компания достаточно большая и в деле в течение одного года образуется более 250 листов, то его нужно разбить на несколько дел или на тома (например: «Трудовые договоры (А–К)», «Трудовые договоры (Л–Я)»; «Приказы по личному составу (очередные и учебные отпуска)», «Приказы по личному составу (дежурства, взыскания, краткосрочные внутри российские командировки)»).

При формировании дел необходимо пользоваться разделами 7 и 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Шаг 10: оформляем номенклатуру дел

Номенклатура дел может быть оформлена отдельно по кадровым документам или включена в общую номенклатуру дел организации.

В целом процесс формирования дел и составления номенклатуры в кадровом делопроизводстве ничем не отличается от формирования дел и составления номенклатуры в общем делопроизводстве.

И только после всех этапов можно приступать к разработке должностных инструкций, положения о персонале и прочих факультативных (не обязательных с точки зрения Трудового кодекса Российской Федерации) локальных нормативных актов.

Ю.В. Еремеева,
руководитель канцелярии, член Клуба профессиональных секретарей

Необходимость поставить кадровое делопроизводство – не такая уж и сложная задача, но непростая для начинающих специалистов по кадрам . Может быть, Вы кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого «повесили» кадры, либо начинающий предприниматель. А опыта работы в этой области у Вас мало, тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Все расписано по шагам, просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

Кадровое делопроизводство — отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения, фиксирующая информацию о наличии и движении персонала, в результате этого кадровые процедуры приобретают документальное оформление. Практически любой кадровый документ имеет юридическую ценность. С помощью кадровых документов, используемых в качестве письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде.

Шаг 1. Организуйте «рабочий место» специалиста по кадрам.

Для этого вам нужна кадровая программа, тексты нормативных актов в последней редакции и образцы бланков документов, образцы их заполнения. Всё это понадобится Вам в работе.

Лучший вариант справочной «литературы» — ресурсы для кадровиков в сети Интернет, электронные библиотеки, электронные издания — в них вы найдете много бланков документов, необходимых для кадровой работы, и образцов их заполнения, есть пошаговые процедуры основных кадровых операций, книги, консультации и др.

Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, платные и бесплатные, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны.

Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

Шаг 2. Ознакомление с учредительными документами организации.

Все документы на участке кадров должны соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда, и даже порядок утверждения штатного расписания.

Шаг 3. Составьте перечень документов, необходимых для ведения кадрового делопроизводства в вашей компании.

Обязательные документы, которые необходимо составить и утвердить:

— правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);

— штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);

— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

— документы по обработке и защите персональных данных работников (документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (если это не установлено в правилах внутреннего трудового распорядка), письменные согласия работников на обработку и передачу персональных данных третьим лицам, ст. ст. 86-88 ТК РФ, ст. 6 Федерального закона «О персональных данных»);

— трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ);

— трудовые книжки (ст. 65, 66 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках», Постановление Минтруда России от 10.10.2003 №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»);

— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40-41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»);

— приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 40-41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69);

— табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ);

— личные карточки (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);

— приказы: приказы о приеме на работу, о предоставлении отпусков работникам, об увольнении работников, о переводах, командировках, о назначении ответственного лица за ведение, учет и хранение трудовых книжек, и др. (ст. 62, 68, 84.1, 193 и др. ТК РФ, п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);

— снования к изданным приказам: докладные записки, заявления, акты, соглашения и др. (ст. 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128 и др. ТК РФ);

— ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпуска, выплат при увольнении;

— утвержденная форма расчетного листка;

— журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля (п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля. Форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141).

Есть также кадровые документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах. Нужно уточнить у руководства, какие из необязательных документов нужно составить для компании. Заодно выясните у генерального директора, какие особые условия он хочет видеть в Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров. Если у руководителя есть пожелания по внесению в документы тех или иных положений, проверяем, не противоречат ли они законодательству.

Составляем все вышеуказанные документы, согласуем их с гендиректором. Утверждаем окончательные варианты у директора.

Шаг 4. Оформляем генерального директора.

В первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор.

Шаг 5. Составляем штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты.

Наверняка в фирме еще нет штатного расписания и Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов директор утверждает.

Обратите внимание, что штатное расписание имеет унифицированную форму, а не произвольную. Если со штатным расписанием возникнут трудности, то в сети Интернет посмотрите образцы заполнения штатного расписания, пошаговую процедуру разработки и утверждения штатного расписания, тематические семинары и соответствующий раздел консультаций по штатному расписанию. Также можете найти образцы различных локальных нормативных актов, пошаговые процедуры их принятия, консультации, советы по составлению и т.д.

Шаг 6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора.

Разрабатываем бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками. Включаем в него все условия, которые выгодны и необходимы фирме. В Интернете есть хорошие шаблоны трудового договора и как оформить трудовых отношений в пользу работодателя».

Шаг 7. Разрабатываем иные документы.

Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем: книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договор о материальной ответственности и др. В статьях «Образцы документов» Вы можете взять бланки этих документов, распечатать их при необходимости, ознакомиться с образцами их заполнения.

Шаг 8. Ведение трудовых книжек.

Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки. Поскольку еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся вам. Издаем приказ о принятии на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Впоследствии можете передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом.

Шаг 9. Оформляем на работу работников.

Можно посмотреть здесь. На этом этапе необходимо оформить массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, книгу учёта движения трудовых книжек и др. Бланки и образцы всех этих документов, консультации по их оформлению ищите в сети Интернет.

Опять же, в помощь — методическая литература и практические руководства, которые есть в том числе и в открытом доступе на кадровых порталах. После того, как вы осилите эту процедуру, вас ждут трудовые будни: ведение табеля учета рабочего времени и графика отпусков, оформление отпусков, командировок и больничных, поощрений, взысканий, переводов и увольнений и так далее.

Делопроизводство сегодня — одна из важных составных частей кадрового учета. С таковым по возможности нужно будет заранее ознакомиться.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Процесс таковой имеет свои тонкости и некоторую специфику. Организация кадрового делопроизводства — один из основных этапов начала деятельности предприятия.

Требуется выполнять достаточно обширный перечень различных особенностей, нюансов, отраженных в законодательной документации.

Причем при отсутствии должного опыта самостоятельно осуществить организацию документооборота будет достаточно проблематично.

Потому по возможности стоит воспользоваться услугами квалифицированного кадрового работника. Таким образом можно будет решить много проблем ещё до момента возникновения таковых.

Главные аспекты

Нередко возникает ситуация, когда организовать кадровый учет и непосредственно делопроизводство необходимо будет прямо с нуля.

В таком случае нужно заранее определиться, с чего начать таковой процесс. Важно отметить, что оформлением и , принятии на работу кадровый учет не ограничивается.

Существует множество дополнительных факторов, моментов — разобраться с которыми нужно будет обязательно предварительно.

Процесс кадрового делопроизводства должен осуществляться вне зависимости от штата работников.

Даже если имеет место только лишь индивидуальный предприниматель с одним наемным работников — таковое производство необходимо осуществлять.

Но в то же время тщательный контроль специальными государственными органами обычно осуществляется только лишь за крупными компаниями. Штат которых составляет более 250 человек.

Что нужно знать

Под документооборотом подразумевается процесс организации оформления документов, связанных с кадровой деятельностью.

В первую очередь это касается составления , а также заполнения трудовых книжек, оформления трудовых договоров.

Существует множество различных тонкостей, нюансов, связанных с отражением соответствующей информации в документах. Все нормативы обозначаются именно в законодательных документах.

Сам процесс делопроизводства подразделяется на целых 3 основные стадии, в которые входят следующие:

Причем важно отметить, что сам процесс хранения документов обязательно осуществляется стандартным образом.

При этом существуют некоторые сроки, в течение которых документы должны будут обязательно храниться.

Нередко они составляют несколько десятков лет. В дальнейшем, после истечения срока хранения, таковые документы должны быть соответствующим образом уничтожены.

С какой целью осуществляется

Ведение кадрового делопроизводства позволяет одновременно решить достаточно широкий перечень самых разных задач.

При этом таковые могут несколько отличаться в зависимости от рода деятельности предприятия. Но при этом опять же возможно выделить ряд стандартных, которые имеют место почти во всех случаях без исключения.

К таковым относятся в первую очередь:

Сегодня учет подобного рода позволяет одновременно решить обширный перечень самых разных задач.

Важно отметить, что делопроизводство обязательно должно выполняться в рамках законодательных норм.

В противном случае велика вероятность возникновения сложностей с трудовой инспекцией . Судебная практика по этому поводу достаточно обширна.

Но при этом крайне неоднозначна. Потому по возможности не стоит допускать ошибок. Так как величина возможных штрафом достаточно велика.

Действующие нормативы

Постановка делопроизводства может осуществляться только в рамках законодательных документов. При этом существует достаточно обширный список НПД, положения которого требуется обязательно соблюдать.

Отказ от этого может стать причиной проблемных ситуаций. Не допускается делать ошибки при оформлении документации рассматриваемого типа.

Так как это может привести к достаточно серьезным неприятностям. Основным документом, в рамках которого не только должно вестись делопроизводство, но и вообще осуществляться взаимодействие с сотрудниками, является именно Трудовой кодекс РФ.

Таковой документ определяет режим принятия на работу, а также все права и обязанности как сотрудника, так и его работодателя.

Данный НПД устанавливается . Важно также отметить, что ежегодно осуществляется реформирование законодательства.

Потому необходимо использовать для консультации именно актуальные источники информации. Также важно не избегать ознакомления с иными нормативно-правовыми документами, которые также определяют данный момент.

Не менее существенным является . Он освещает вопрос занятости граждан Российской Федерации на территории страны.

Сам режим хранения документации, её оформления определяется специальным законом. Таковым является .

Таковой документ определяет режим хранения документов, их оформления, а также множество других нюансов. Со всей спецификой делопроизводства важно ознакомиться ещё до начала ведения таковой.

Это позволит избегнуть многих трудностей и сложностей. Причем ознакомиться со всеми НПД важно не только руководителю, ведущему учет.

Сотруднику, осуществляющему трудоустройство на работу, также все НПД важно внимательно рассмотреть.

Это позволит самостоятельно, без какой-либо посторонней помощи заниматься контролем за соблюдением своих прав.

Если будет обнаружено какое-либо очевидное нарушение — то необходимо будет обратиться для разрешения таковой ситуации непосредственно в трудовую инспекцию.

В случае, если нарушение неочевидно и необходимо проведение расследования — то понадобиться .

Но по возможности нужно будет попытаться разрешить ситуацию именно мирным путем. Так как судебные разбирательства требуют достаточно большого количества времени.

Сам процесс организации кадрового делопроизводства не сложен, но требует знания нормативов, законодательства.

В противном случае допущение различного рода ошибок будет попросту неизбежно. При отсутствии такового опыта стоит пройти обучение кадровому делопроизводству с нуля.

Как поставить кадровое делопроизводство с нуля

В целом процесс кадрового делопроизводства освоить возможно вполне самостоятельно. Но для осуществления таковой процедуры понадобиться внимательно ознакомиться с законодательством.

Причем имеются некоторые тонкости, специфические моменты явно в НПД не обозначенные. Именно поэтому необходимо будет получить консультацию специалиста.

Но нередко случается, что по разным причинам возможность нанять в штат кадрового работника нет возможности. В такой ситуации придется самостоятельно разбираться с вопросом кадрового учета.

К основным моментам, проработать которые нужно будет предварительно, относятся следующие:

• можно ли разработать самостоятельно;
• обязательные документы;
• составление локальных нормативных актов;
• разработка ;
• пошаговые инструкции по оформлению для ООО;
• кто ответственен за ведение учета.

Можно ли разработать самостоятельно

Самостоятельная разработка кадрового делопроизводства — процесс вполне возможный, но имеющий свою специфику. С таковой по возможности нужно будет заранее ознакомиться.

При этом разработка без ошибок возможна только лишь в случае, если заранее руководитель предприятия или же предприниматель ознакомились с НПД.

Если должный опыт по какой-то причине отсутствует — можно попросту пройти специальные курсы кадрового делопроизводства в Москве с нуля.

Таковая предварительная подготовка поможет разрешить множество различных сложностей ещё до момента возникновения таковых.

Не менее выгодным и удобным решением является использование . Подразумевается временный наем кадрового работника для организации документооборота.

В дальнейшем ведение учета может уже осуществляться самостоятельно. Стоимость таковых обычно невелика.

Обязательные документы

При ведении кадрового делопроизводства обязательно будет формировать целый ряд документов. В ряд таковых обязательных входит следующее:

Перечень обязательных таковых документов включает в себя более десятка позиций. Наличие всех таковых строго обязательно. Данный вопрос лучше всего будет проработать предварительно.

Причем отдельные имеют жесткие требования к формату. В иных же случаях оформление может осуществляться на усмотрение руководителя предприятия.

Составление локальных нормативных актов

Ещё один важный момент — обязательное составление локальных нормативных актов. В стандартный список таковых входит:

• основные правила внутреннего трудового распорядка;
• положения касательно оплаты труда на предприятии;
• регламент работы для различных подразделений на предприятии;
• соглашение, подтверждающее наличие согласия на обработку персональных данных сотрудника;
• положение о защите личных данных сотрудников.

Разработка типового образца трудового договора

Важно отметить, что трудовой договор не имеет сегодня жестко установленного формата. Но при этом некоторые положения должны присутствовать в нем обязательно.