Затоплены бухгалтерские документы как составить акт. США: Архив спасает документы после затопления

Заметка Брайана Зильстры (Brian Zylstra) была опубликована 6 сентября 2013 года на одном из блогов госсекретаря штата Вашингтон.

Руководитель архивной службы штата Стив Эксель (Steve Excell) укладывает короба, поврежденные водой в Центре хранения документации штата в Тамуотер (Tumwater). Фото: Benjamin Helle

Благодаря предпринятым сотрудниками архивной службы быстрым, целенаправленным мерам, а также доступу к оборудованию для вакуумной сушки, ни одно из более 700 пострадавших дел не будет утрачено.

Кризис начался в четверг днем во время обрушившегося на данный район шторма. Обычно дождь никак не влияет на работу Центра хранения документации, расположенного недалеко от аэропорта «Олимпия». Проблема была связана с тем, что ряд труб в здании Центра испытывался под давлением, и одна из них была закрыта клапаном, в результате чего водосточный жёлоб и несколько труб с началом дождя быстро заполнились водой.

Вскоре вода потекла по внутренним стенам здания на несколько полок, где стояли короба с документами. Ряд коробов и содержащиеся в ним бумаги были полностью залиты водой, в то время как другие короба снаружи намокли, но документы внутри них остались сухими или стали слегка влажными.

Некоторые из повреждённых водой коробов.

На очистку помещения были быстро мобилизованы пластиковые мусорные баки, брезент, пылесосы для влажной уборки, швабры и скребки. Сотрудники центра быстро вытащили поврежденные водой короба, используя для доступа к более высоким полкам подъёмник (см. фото). По итогам осмотра короба разделили на три группы: 1) сухие, 2) слегка влажные или мокрые, требующие минимальной сушки, и 3) сильно намокшие – эти серьёзно пострадавшие документы утром в пятницу на грузовике были доставлены в Пуйялуп (Puyallup), где их в ходе «спасательных работ» высушили на установке для сублимационной сушки.

После сублимационной сушки поврежденные документы продолжат проходить реабилитацию, пока не будут готовы вернуться в Центр хранения документов на одну из его полок высотой 40 футов (12 метров – Н.Х .).

«Мы не потеряем ни единого документа. На них не будет никакой плесени или гнили. К моменту их возвращения не останется никаких следов повреждений», сказал Эксель, добавив, что в Центр завезена большая партия новых коробов для хранения пострадавших документов. «Идёт большая работа по перекладыванию документов в новые короба».

Эксель и его заместитель Терри Баджер (Terry Badger) сообщили, что вследствие протечки были в той или иной степени повреждены примерно 160 коробов, содержащих 705 дел.

В письме, направленном по электронной почте Экселю и персоналу архивной службы, государственный секретарь штата Ким Вайман (Kim Wyman) поблагодарила их за отличные действия в момент кризиса:

«Это была потрясающая, своевременная и профессиональная реакция на то, что могло обернуться гораздо более серьёзной ситуацией. Я знаю, что каждый из Вас понимает ценность и важность этих документов. Вы проделали выдающуюся работу по их сохранению и защите. Вы очень хорошо послужили нашим гражданам и клиентам, пусть даже большинство из них не имеет ни малейшего представления о том, каких усилий требует оказание таких качественных услуг».

Когда в компании происходит ЧП, важно знать, какие действия необходимо предпринять, чтобы максимально снизить негативные последствия и минимизировать убытки пострадавшей организации. Мы составили инструкцию поведения в чрезвычайной ситуации.

Если ваш офис затопили, незамедлительно после обнаружения происшествия необходимо вызвать представителей коммунальной службы, которые должны составить акт о заливе помещения. При составлении акта обратите внимание, чтобы в нем содержались следующие сведения:

• причина залива (забыли отключить воду в смесителе, был оставлен без присмотра шланг и пр.);
• Ф. И. О. виновных лиц;
• подробное и точное описание повреждений, включая не только состояние помещения, но и то, насколько пострадала находящаяся в нем мебель, оборудование и пр.

К составлению акта залива офиса, необходимо привлечь (помимо работников коммунальной службы) и представителей пострадавшей организации, представителей компании, из офиса которой произошел залив. Также рекомендуется пригласить арендодателя в случае если пострадавшая фирма является арендатором затопленного помещения.

• адрес, наименование и принадлежность объекта, на котором произошел пожар;

• время и место обнаружения пожара;

• кто обнаружил пожар и каким способом сообщил о нем в пожарную охрану;

• дату и время локализации и ликвидации пожара;

• обстановку к моменту прибытия пожарных подразделений;

• сведения о погибших и травмированных;

• результаты пожара;

• ущерб и причину пожара;

• лиц, виновных в возникновении пожара;

• принятые меры;

• иные данные.

Противопожарной службой также оформляется справка о ЧП. В дальнейшем вышеуказанные документы понадобятся при взыскании пострадавшей фирмой компенсации за причиненный ущерб и при разъяснениях о случившемся происшествии налоговому органу.

Если офис застрахован, нужно сразу же уведомить об этом страховщика.

В ожидании чуда?

После чрезвычайного происшествия возникает два основных вопроса: как возместить ущерб, если имущество не было застраховано? И что делать с утраченными документами и вышедшим из строя оборудованием?

После затопления, пожара не рекомендуется сразу приступать к ремонту. Первоначально сделайте фотографии при составлении акта о заливе (пожаре) и проведите независимую оценку причиненного ущерба с целью дальнейшего взыскания компенсации за данный ущерб с виновного лица. При этом рекомендуется известить виновную сторону о предстоящем проведении независимой экспертизы с указанием времени и места проведения оценки ущерба. Сделать это лучше за несколько дней до проведения осмотра помещения, уведомив виновную сторону письменно под расписку или отправив телеграмму. В случае если виновная сторона не согласна в добровольном порядке возместить причиненный ущерб, смело обращайтесь в суд.

Перечислим, на что может рассчитывать пострадавшая сторона:

• на возмещение реального ущерба, к которому относятся фактически понесенные расходы, а также расходы, которые пострадавшее лицо должно будет произвести для восстановления нарушенного права. Необходимость таких расходов и их предполагаемый размер должны быть подтверждены обоснованным расчетом, доказательствами, в качестве которых могут быть представлены смета (калькуляция) затрат на устранение недостатков товаров, работ, услуг; договор, определяющий размер ответственности за нарушение обязательств;

• на возмещение упущенной выгоды, т. е. неполученных доходов, которые получили бы при обычных условиях гражданского оборота, если бы права вашей организации не были нарушены. Размер неполученного дохода (упущенной выгоды) должен определяться с учетом разумных затрат, которые пострадавшее лицо могло было понести, если бы обязательство было исполнено;

• на компенсацию расходов с целью проведения экспертизы, на компенсацию судебных издержек, в т. ч. оплату госпошлины, услуг адвоката и т. п.

При этом нельзя не учитывать, что виновник затопления (пожара) может не согласиться с результатами отчета эксперта об оценке ущерба и потребовать проведения повторной экспертизы. Если такая вероятность есть, то проведение ремонта лучше отложить до окончания судебного разбирательства.

Внеплановый созыв

Другим важным вопросом для организации, пострадавшей от залива (пожара) становится вопрос о том, как действовать при утрате документов?

В этой ситуации приказом руководителя компании необходимо создать комиссию по расследованию причин утраты / гибели документов. Этот порядок можно использовать как для расследования, касающегося первичных учетных бухгалтерских документов, так и для иной документации, которая подлежит обязательному хранению организацией. Законодательством РФ не предусмотрены какие-либо определенные требования к составу комиссии. На практике рекомендуется избрать не менее трех человек из состава работников фирмы. Если есть возможность, то можно пригласить в качестве члена комиссии представителей коммунальной службы (либо инспектора из органов государственного пожарного надзора), но важно помнить, что на практике этого добиться крайне сложно. При условии, что организация является арендатором помещения, которое пострадало, то во избежание споров с арендодателем и предъявления к вам претензий с его стороны, рекомендуется включить в состав комиссии также и представителя арендодателя. Комиссия по результатам внутреннего расследования, с учетом акта о заливе (пожаре), полученного от сотрудников коммунальной службы (противопожарной службы), составляет акт, который подлежит утверждению руководителем организации.

Кроме всего прочего, необходимо провести инвентаризацию. Порядок ее проведения регламентирован приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Для проведения инвентаризации в компании создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств могут быть созданы рабочие инвентаризационные комиссии. Если работы не очень много и в компании существует ревизионная комиссия, проведение инвентаризации допускается возлагать на нее. В состав инвентаризационной комиссии, которая также утверждается приказом руководителя компании, включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.). В составе комиссии также могут быть представители службы внутреннего аудита фирмы, независимых аудиторских организаций. Важно помнить, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.

Сведения о фактическом наличии имущества и о реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации. Результаты проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.

Восстановлению подлежит!

Установив, какие именно документы утрачены и является ли их хранение обязательным для компании (первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность подлежат хранению не менее пяти лет; рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных – не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз; документы, подтверждающие учреждение и государственную регистрацию организации, учредительные документы и пр. подлежат хранению в течение всего срока деятельности организации), необходимо предпринять возможные меры по их восстановлению:

• запросите в инспекции ФНС России, регистрирующей юридические лица, свидетельство о государственной регистрации организации, копии учредительных документов, выписку из государственного реестра юридических лиц;

• сделайте запросы в банк о предоставлении выписок по счетам и предоставлении копий платежных поручений;

• попросите организации, с которыми у вас заключены договоры (поставщики, заказчики и др.), предоставить копии недостающих документов (договоры, счета, счета-фактуры, подписанные акты выполненных работ/оказанных услуг, товарные накладные и т. п.).

При этом важно сохранить не только полученные по данным запросам копии документов, но и непосредственно сами письма с обращениями в банк к партнерам и т. п., дабы иметь доказательства того, что компания предприняла все возможные меры по восстановлению утраченных документов.

Информировать проверяющих

Не менее важным остается вопрос о необходимости уведомления инспекции ФНС об утрате документов в результате чрезвычайного происшествия. Нередко в компании полагают, что лучше не извещать налоговый орган о произошедшем событии во избежание назначения выездной налоговой проверки и привлечения компании к ответственности по соответствующим статьям НК. Считаю такое мнение ошибочным. Нужно помнить, что налогоплательщик не подлежит привлечению к ответственности за непредставление документов по требованию налогового органа, если он может подтвердить, что они утрачены по не зависящим от него обстоятельствам (п. 2 ст.109, ст. 111 НК РФ).

Таким образом, в этой ситуации нужно собрать все документы, подтверждающие, что пожар, затопление (и как следствие этого – утрата многих документов) произошли не по вине пострадавшей фирмы и предотвратить это она была не в силах (вы должны, как говорилось выше, иметь акт коммунальной службы о затоплении помещения, акт комиссии о расследовании причин утраты документов, акты и описи по результатам инвентаризации, копии запросов партнерам, банкам и ответов на них, документы, подтверждающие соблюдение правил хранения документов в организации). Вместе с извещением об утрате документов в результате чрезвычайного происшествия все вышеназванные бумаги следует направить в налоговую инспекцию по месту учета налогоплательщика.

И еще. Если в результате случившегося ваша компания не может исполнять двусторонние обязательства по договору по не зависящим от нее причинам (поскольку вышло из строя оборудование, утрачены результаты работы и т. п.), необходимо незамедлительно уведомить о наступлении обстоятельств непреодолимой силы другую сторону договора, что позволит организации избежать ответственности за неисполнение/ненадлежащее исполнение условий заключенного с ней контракта.

Соблюдение вышеперечисленных правил даст вам возможность пережить случившееся с наименьшими для организации потерями.