Как правильно заполнить трудовую книжку генеральному директору. Запись в трудовой книжке генерального директора: образец

Оформление приема на работу руководителя отличается от обыкновенного сотрудника. Из нашей консультации вы узнаете, какие делать записи в трудовой книжке генерального директора и какие документы указывать в качестве основания, а также что нужно учитывать при ее заполнении.

Зачем нужна руководителю

Одним из важных источников, содержащих данные о трудовой биографии, выступает образец трудовой книжки директора . Ее заполняют несколько иначе, чем рядовым работникам. Она нужна для правильного исчисления трудового стажа и определения размера пенсии. Но прежде, чем ответить на поставленные вопросы, вкратце о порядке устройства на должность руководителя.

Как принимают в начальники

Схема приема на работу зависит от количества учредителей бизнеса. Если создателем является один человек, он просто составляет заявление на собственное имя. Когда же собственников несколько, оформляют протокол или решение. Этот документ содержит мнение всех заинтересованных лиц с обязательным наличием их подписей. Дальнейший порядок действий такой:

1. Составление трудового контракта, который будет подписан между будущим директором и председателем собрания акционеров (участников общества).
2. Издание приказа о вступлении на место главы фирмы (очень рекомендуем одновременно составлять и распоряжение о приеме на работу по стандартной форме Т-1, чтобы предотвратить разные конфликты). Также см. « ».
3. По инструкции Минтруда № 69 идет заполнение трудовой книжки директора . (если у лица она отсутствует в этот документ, покупают чистый бланк).

Трудовая книжка генерального директора: записи о приеме

На первую страницу вносят личные данные: Ф.И.О., дату рождения, статус полученного образования, профессию и специальность. Также обязательно отмечают дату заполнения, ставят подписи сторон и печать предприятия.

Раздел с информацией о трудовой деятельности и занимаемой должности заполняют так (см. таблицу).

В момент избрания на высшую должность кандидат получает право подписывать документы о назначении, увольнении и переводе подчиненных. Аналогичные полномочия распространяются и на собственную кандидатуру. Поэтому в некоторых ситуациях книжку заполняет учредитель или председатель главного органа управления компанией.

Трудовая книжка: увольнение генерального директора

Прекращение производственных взаимоотношений возможно по разным причинам: закрытие бизнеса, решение собственника или совета директоров. Внесение необходимых сведений об этом в трудовую книжку – обязательно для руководства и представителей кадровой службы. Визировать эту процедуру имеет право руководитель (до официального прекращения деятельности).

Далее на рисунке показан образец записи в трудовой книжке директора об увольнении с использованием данных из предыдущего примера:

Учтите, что Пенсионный фонд внимательно проверяет документы при определении стажа работы. Аналогично поступают и некоторые организации, принимающие нового кандидата на руководящую должность. Поэтому важно, чтобы трудовая книжка заполнялась грамотно.

Трудовая книжка является важным документом, который используется в т.ч. для определения трудового стажа сотрудников и начисления пенсии. И генеральный директор в этом случае не является исключением. Как правильно оформить запись о приеме директора в трудовой книжке? Существуют ли конкретные требования или документ заполняется в общем порядке? Ответы на эти и другие вопросы ˗ в нашем материале.

Что говорит законодательство

В трудовом законодательстве не указаны конкретные требования, касающиеся порядка заполнения трудовых книжек наемных руководителей организаций. Назначение гендиректора на должность осуществляется на основании правового акта (решения учредителей, решения собрания участников и др.) или приказа по личному составу. По поводу указания в трудовой распорядительного документа в отношении руководителя мнения расходятся, т.к. п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69) говорит о возможности указания приказа или иного решения работодателя о приеме. Одни специалисты считают, что в трудовой надо указывать либо приказ, либо решение учредительного органа о назначении на должность. Другие же полагают, что следует указывать оба документа.

Несмотря на руководящее положение, директор организации является таким же работником, как и все остальные. Трудовые отношения с ним оформляются в общем порядке, и запись в трудовой книжке производится на общем для всех сотрудников основании. При заполнении документа следует руководствоваться Приложением № 1 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 и Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225.

Заполнение трудовой книжки: общие правила

При оформлении трудовой книжки генерального директора (образец будет представлен далее) необходимо придерживаться общих правил:

• все записи делать черными, фиолетовыми или синими чернилами;
• допускается использование перьевых, гелевых и шариковых ручек;
• текст каждой записи должен соответствовать документу (приказу, решению), на основании которого она была сделана;
• сокращения не допускаются;
• даты следует указывать в формате дд.мм.гггг;
• исправления и зачеркивания запрещены, если необходимо внести изменения в отношении какой-либо записи – в столбце №3 прописывают «Запись №… недействительна»; после этого указывают правильные сведения;
• записи в трудовую книжку вносятся на русском языке, а также могут дополнительно вестись на языке республики в составе РФ, если там применяется наряду с русским свой государственный язык;
• записи в трудовой книжке следует заверять подписью руководителя или лица, ответственного за ведение кадровой документации и печатью (при наличии).

Запись в трудовой о приеме гендиректора на работу

Прием директора (образец записи в трудовой книжке приведен ниже) оформляется следующим образом:

• В 1-й графе указывают порядковый номер записи.
• Во 2-й графе указывают дату (число, месяц и год), с которой руководитель приступил к выполнению должностных обязанностей.
• В 3-й графе сначала прописывают наименование юридического лица (можно поставить штамп). Затем указывают сведения о приеме на работу. Запись, к примеру, может выглядеть так: «Избран на должность генерального директора» или «Принят на должность генерального директора».
• В 4-й графе прописывают реквизиты документа-основания. К примеру: «Приказ от 17.09.2018 № 365-ок» или «Решение общего собрания участников ООО «Инвестгрупп» от 25.09.2018 № 14».

Если нанятый сотрудник является внешним совместителем , эту информацию можно указать в трудовой книжке по его желанию. Запись будет выглядеть так: «Принят по совместительству на должность директора Общества с ограниченной ответственностью «Максимум» (ООО «Максимум»).

Указание документа-основания имеет свои особенности:

• в графе № 3 указывается «Назначен…» когда документом-основанием является приказ;
• в графе № 3 указывают «Избран…» когда основанием выступает решение об избрании или протокол общего собрания участников, совета директоров и т.п.

Трудовую книжку заполняет специалист, назначенный приказом руководителя (обычно, кадровик). Если в организации нет таких сотрудников, внести запись о приеме может сам руководитель или учредитель.

Всем известно, что трудовая книжка является серьёзным документом и внесение в него информации должно соответствовать регламенту и стандарту, установленному законом. Если с оформлением трудовой книжки рядовых сотрудников у кадровиков обычно не возникает трудностей, то с приёмом на работу руководителя организации дело обстоит несколько иначе.

Обычно на должность назначают согласно приказу, но кто издаёт приказ о приёме на работу директора? О том, как правильно оформить запись о приёме на работу руководителя организации, какими документами назначение на должность подкрепляется, как правильно внести данные, вы узнаете в нашей статье.

На счёт того, как именно оформлять на должность руководителя или генерального директора существует ряд особенностей. Как и при , то есть указывается:

• Название организации в 3 графе, с печатью организации;
• Номер записи в 1;
• Дату записи во 2 (чч.мм.гггг);
• Сведения о полномочиях в графе 3;
• Номер документа, на основании которого производится зачисление в штат.

Есть, однако же, некоторые особенности. Так, при оформлении на работу руководителя организации, потребуется решение участников коллегии, в чьи полномочия это входит. Если речь идёт об ООО, то нужно будет решение учредителей, если же АО, то решение собрания акционеров.

По результатам заседания выносится решение о том, что лицо принято на должность руководителя организации и издаётся соответствующий документ. Обычно это постановление. У постановления должен быть номер, который после вписывается в трудовую книжку.

Также должен быть издан приказ о приёме на работу, который подкрепляется подписями сотрудника принятого на работу и руководителя, заверяющего документ. В данном случае подпись заверителя должна принадлежать председателю собрания, которым был назначен новый. Номер приказа так же указывается в трудовой книжке.

Какую информацию вписать?

В зависимости от того в каком порядке был назначен руководитель, делается соответствующая запись. В данном случае запись о приёме на работу должна быть сделана одним из этих вариантов:

• Принят на должность руководителя/генерального директора;
• Назначен на должность руководителя/генерального директора;
• Избран на должность руководителя/генерального директора.

Касательно выбора формулировки, здесь решение принимает сотрудник, в чьи полномочия входит заполнение трудовых книжек сотрудников. Наиболее правильной, однако же, считается запись, в которой фигурирует слово «Назначен». Она подойдёт как для сотрудников, которые пришли в организацию впервые, так и для сотрудников, которые получили должность в связи с повышением.

Образец

Ниже представлен образец записи:

Запись об увольнении

В обязанности руководителя и генерального директора входит назначение на должность сотрудника, ведущего кадровые документы, или же самостоятельное ведение записей. При увольнении с должности генерального директора, или руководителя, он должен самостоятельно подписать приказ об увольнении, и, в случае если кадровик не назначен, самостоятельно заполнить трудовую книжку.

При увольнении сотрудника с должности генерального директора или руководителя, запись в трудовую книжку вносится следующим образом по графам:

1. Порядковый номер записи;
2. Дата вступления приказа в силу (чч.мм.гггг);
3. «Уволен с должности генерального директора (причина увольнения, если оно связано с нарушением, то приводится статья, на которую ссылались в приказе)»;
4. Номер приказа об увольнении.

Итог

Таким образом, трудовую книжку начальника заполнить не трудно, и запись в ней будет мало чем отличаться от запись в трудовую обычного рядового сотрудника. Основные сложности возникают с правоустанавливающими документами, связанными с назначением и увольнением.

В случае назначения на должность можно указать ссылку сразу на 2 документа, то есть на протокол собрания, и на приказ о назначении. Подпись при этом должна стоять сотрудника, который наделён полномочиями по заполнению трудовых книжек.

В случае увольнения, приказ составляет сам генеральный директор или руководитель. Заверение документа так же производится им самостоятельно. Запись об увольнении вносит или сотрудник наделённый полномочиями, или сам директор/руководитель организации.

Как правильно заполнять трудовую книжку директора (прием/ увольнение), что вносить в графу "Основание" : № и дата приказа или Решение/ Протокол общего собрания?

Ответ

Заполнение трудовой книжки на руководителя не отличается от заполнения трудовой - на рядового сотрудника. О том, как внести запись о приеме на работу, смотрите п.1 ответа.

Единственной особенностью при оформлении записи в трудовой книжке генерального директора будет то, что в графе № 3 рекомендуется использовать формулировку «избран» («назначен»), а не «принят», так как генеральный директор именно избирается решением участников, или назначается решением единственного учредителя. При этом, в качестве основания для приема на работу генерального директора в его трудовой книжке укажите:

Либо реквизиты приказа о вступлении генерального директора в должность;

Либо реквизиты протокола общего собрания участников (акционеров) (решения единственного участника, протокола совета директоров (наблюдательного совета)) об избрании (назначении на должность) генерального директора.

Таким образом, в данном случае допускаются оба варианта.

Соответственно, запись о приеме директора может выглядеть так: Назначен на должность генерального директора. В графе 4 указывается наименование и реквизиты документа, на основании которого внесена запись, например, Приказ от 21.11.2012 № 1-к. (подробнее смотрите п. 2 ответа, а также п.4 ответа, где представлен фрагмент трудовой книжки).

Формулировка записи об увольнении будет зависеть от того, по какому основанию увольняется директор. Но в любом случае в графе №4 делается ссылка на решение собственников, на основании которого увольняется генеральный директор (о том, как внести запись об увольнении в трудовую книжку, смотрите п.3 ответа).

Подробности в материалах Системы:

Ответ: Запись о приеме на работу

Запись о приеме на работу сделайте так. В графе 3 раздела вначале в виде заголовка укажите полное и сокращенное название организации. Под этим заголовком в графе 1 поставьте порядковый номер, а в графе 2 укажите дату приема на работу. В графе 3 сделайте запись о том, что сотрудник принят или назначен в структурное подразделение организации (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), впишите наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. В графу 4 запишите дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения, согласно которому сотрудник принят на работу.

Если сотрудник принят по срочному трудовому договору, то в записи о приеме на работу указывать на срочный характер .

Иван Шкловец

Ответ: Трудовая книжка генерального директора

Факт приема на работу генерального директора отразите в его . Запись вносите в общем порядке, только в графе № 3 рекомендуется использовать формулировку «избран» («назначен»), а не «принят», так как генеральный директор именно избирается решением участников, или назначается решением единственного учредителя. В то же время если в записи использована формулировка «принят», то это не является нарушением и исправлять запись не обязательно. В графе № 4 . Такой вывод следует из статей , Трудового кодекса РФ.

Ситуация: Какой документ указать в качестве основания для приема на работу в трудовой книжке генерального директора, избранного на должность общим собранием участников (акционеров) организации

В качестве основания для приема на работу генерального директора в его трудовой книжке укажите:

либо реквизиты приказа о вступлении генерального директора в должность;

либо реквизиты протокола общего собрания участников (акционеров) (решения единственного участника, протокола совета директоров (наблюдательного совета)) об избрании (назначении на должность) генерального директора.

В графе 4 трудовой книжки указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения о приеме сотрудника на работу ( Инструкции, утвержденной ).

Генеральный директор является единоличным исполнительным органом общества и избирается (назначается) на должность общим собранием участников (акционеров) организации (единственным участником, советом директоров (наблюдательным советом)) на определенный срок ( , Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. , ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Договор между организацией и генеральным директором подписывается от имени общества председателем общего собрания участников (акционеров) (единственным участником, председателем совета директоров (наблюдательного совета) или другим уполномоченным лицом организации ( , ).

При этом если с генеральным директором заключен трудовой договор, его прием на работу нужно оформить приказом (распоряжением) (). Поэтому генеральный директор издает приказ о вступлении в должность.

Таким образом, для такого сотрудника организации, как генеральный директор, в качестве основания для приема на работу в трудовой книжке можно указать как реквизиты приказа о вступлении в должность, так и реквизиты протокола общего собрания участников (акционеров) организации (решения единственного участника, протокола совета директоров (наблюдательного совета)) об избрании (назначении на должность) генерального директора.

Аналогичные разъяснения содержатся в .

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Ответ: Как внести записи о работе в трудовую книжку

Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке сотрудника производится таким образом:

Запись о причине увольнения в трудовой книжке можно указать, используя формулировки «Трудовой договор расторгнут...» или «Уволен по…». Обе записи являются корректными. Это подтверждают Инструкции, утвержденной , Правил, утвержденных . Трудовое законодательство не содержит предписаний использовать какую-либо определенную вводную формулировку при оформлении расторжения трудового договора. Обязательными являются лишь точная отсылка к соответствующей норме-основанию, указанному в Трудовом кодексе РФ или ином федеральном законе (). Из этических соображений формулировка «Уволен по…» при оформлении записи о прекращении трудового договора по части 1 статьи 83 Трудового кодекса РФ в связи со смертью сотрудника.

В записи об увольнении важно правильно сделать ссылку на Трудовой кодекс РФ. В , утвержденной (), и в , утвержденных (), приведены примеры того, на какие статьи (пункты и части статей) следует делать ссылки в том или ином случае. Общие основания расторжения трудового договора, которые нужно указывать в трудовой книжке при оформлении увольнения, приведены в .

педагогического работника ();

работника религиозной организации ();

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Формы: Трудовая книжка (фрагмент). Оформление при приеме сотрудника на должность директора

ТРУДОВАЯ КНИЖКА
...
Сведения о работе

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Натальи (г. Нижний Новгород)

Подскажите, пожалуйста, какую запись (и на основании чего) нужно сделать в трудовой книжке директора в следующей ситуации: ООО, два учредителя, один из них - директор, избранный собранием учредителей. Больше в организации никого нет. Большая просьба: укажите подробно формулировки всех необходимых приказов, протоколов и пр. с указанием лица, подпись которого должна стоять под документом.

Запись о приеме на работу генерального директора (директора) в трудовой книжке нужно делать в общем порядке (ч. 3-4 ст. 66 Трудового кодекса РФ). Учитывая особенности приема на работу руководителя организации, она может быть сформулирована как запись о назначении на должность директора (абз. 3 п. 3.1 Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.).

Формулировка записи в трудовой книжке директора о приеме его на работу может быть следующая: «Принят на должность директора» или «Назначен на должность директора». Если в организации есть структурные подразделения и конкретное структурное подразделение указано в трудовом договоре работника, запись в трудовой книжке о приёме на работу включает в себя наименование подразделения. Например, «Принят на должность директора в администрацию». В вашей ситуации запись в трудовую книжку директора о приеме его на работу должна быть внесена либо на основании протокола общего собрания участников ООО, на котором было принято решение об избрании директора, либо на основании приказа директора о вступлении его в должность (выбор остаётся за работодателем).

В соответствии с п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г., при приёме работника на работу в графу 4 трудовой книжки заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Данная формулировка позволяет сделать вывод, что прием (назначение) на должность помимо приказа может быть оформлен и иным решением. Таким образом, в графе 4 трудовой книжки можно сделать ссылку на решение общего собрания участников (иное решение работодателя, которое оформлено протоколом).

Как правило, директор издает приказ о своем вступлении в должность в свободной форме. Трудовое законодательство не требует, чтобы такой приказ оформлялся в обязательном порядке. Однако, по мнению Роструда, он, наравне с решением общего собрания, может служить основанием для внесения в трудовую книжку директора записи о приёме его на работу (письмо Роструда № 2894-6-1 от 22 сентября 2010 г.).

На основании решения о назначении директора на должность, оформленного в виде протокола общего собрания участников ООО, организация должна заключить с директором трудовой договор. При этом может издаваться приказ о назначении директора на должность в свободной форме, если на собрании управляющего органа (общего собрания участников) был решен вопрос об издании такого приказа и о том, кому поручается его подписать. Такой приказ может подписать участник (учредитель) организации, который уполномочен общим собранием участников ООО. Как правило, это лицо и подписывает от имени работодателя трудовой договор с директором. В вашей ситуации им может быть второй участник (учредитель) ООО, который не избран директором организации (письмо Роструда № 5205-6-0 от 19 декабря 2007 г.).

Кроме того, нужно издать приказ о приёме директора на работу по форме № Т-1 (утвержденной Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.), поскольку он принимается на работу по тем же правилам, что и остальные работники организации. С приказом директор знакомится под подпись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы (ч. 1-2 ст. 68 Трудового кодекса РФ). Особенность в данном случае состоит в том, что директор подписывает приказ и как руководитель организации, и как работник. Никаких запретов относительно такой особенности трудовое законодательство не содержит.

Получить персональную консультацию Елены Ширимовой в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить . Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.